Jak zarządzać wizytami klientów w aplikacji online
Jeden panel dla wizyt, usług, specjalistów i uprawnień zespołu.
Zarządzanie dla firm
Aplikacja do rezerwacji online daje jeden panel, z którego zarządza się całym grafikiem: nadchodzącymi wizytami, dostępnością specjalistów, listą klientów i podstawowymi raportami. Poniżej opisano, jak to wygląda w praktyce.
Zaczyna się od konfiguracji: usługi z czasem trwania i ceną, specjaliści z własnym tygodniowym grafikiem oraz dni wolne i blokady w ustawieniach dostępności. Na tej podstawie system wylicza wolne terminy na publicznej stronie rezerwacji.
Klienci rezerwują przez publiczną stronę. Każda prośba trafia do sekcji rezerwacji w panelu ze statusem oczekującej i blokuje termin, a zespół potwierdza ją lub odrzuca ręcznie. Wizytę można też dodać samodzielnie, gdy klient zadzwoni albo przyjdzie osobiście.
Wizyty przegląda się w widoku dnia, tygodnia, miesiąca albo listy, a termin zmienia się, przeciągając wizytę w kalendarzu. Kalendarz zespołu ma ustawienia widoczności: domyślnie dla całej firmy z nazwiskami klientów albo tylko dla wybranych osób. Listę rezerwacji można wyeksportować do CSV, XML lub PDF.
Raporty pokazują liczbę wizyt potwierdzonych, anulowanych i oczekujących, odsetek anulowań, wyniki według dnia, usługi i specjalisty oraz szacunkowy przychód liczony według cen z cennika. Nie ma wskaźnika obłożenia.
Lista klientów jest prowadzona ręcznie (imię i nazwisko, e-mail, telefon). Rezerwacje z publicznej strony nie tworzą w niej wpisów automatycznie. Uprawnienia ustawia się dla każdego członka zespołu osobno, według sekcji i rodzaju działania.
Warto zapamiętać
- ✓Widoki dnia, tygodnia, miesiąca i listy oraz przeciąganie wizyt w kalendarzu
- ✓Uprawnienia zespołu według sekcji albo pełny dostęp
- ✓Raporty z liczbą wizyt, odsetkiem anulowań i szacunkowym przychodem
- ✓Eksport listy rezerwacji do CSV, XML lub PDF
Najczęściej zadawane pytania
Czy można ograniczyć pracownikom dostęp do wrażliwych danych?+
Tak. Właściciel konta ustawia dla każdego członka zespołu uprawnienia według sekcji i działań (podgląd, tworzenie, edycja, usuwanie) albo nadaje pełny dostęp. Widoczność kalendarza zespołu ustawia się osobno.
Czy można zaimportować istniejące wizyty z innego systemu?+
Jest import jednorazowego pliku .ics, który dodaje wizyty jako potwierdzone: obejmuje zdarzenia zaczynające się w ciągu najbliższych 60 dni, plik może mieć do 2 MB, a imię klienta bierze się z tytułu zdarzenia. Nie ma importu z plików CSV.
Powiązane przewodniki
Chcą Państwo zebrać wszystkie wizyty w jednym miejscu?
Pierwsze 12 miesięcy w 4appointments jest bezpłatne i nie wymaga karty. Plany kosztują od 1 do 8 € miesięcznie, szczegóły są na stronie z cennikiem.
Wypróbuj 4appointments