Klienci rezerwują o każdej porze, z dowolnego urządzenia, bez konta i bez telefonu. Zgłoszenie trafia do kalendarza, zespół potwierdza je lub odrzuca w panelu, a dostępność pozostaje pod kontrolą.
System rezerwacji online przenosi rezerwacje z telefonu na stronę dostępną o każdej porze. W 4appointments każda firma ma publiczny link do rezerwacji: klient wybiera usługę, osobę i wolny termin, podaje imię i nazwisko (adres e-mail jest opcjonalny) i wysyła zgłoszenie. Zgłoszenie blokuje termin i pozostaje „oczekujące”, dopóki zespół nie potwierdzi go lub nie odrzuci w panelu — potwierdzenie nie jest automatyczne, a aplikacja nie wysyła klientowi e-maila. Wszystko widać w jednym kalendarzu według dnia, tygodnia, miesiąca lub w postaci listy.
Wszystkie rezerwacje w jednym widoku: dzień, tydzień, miesiąc lub lista. Każdy członek zespołu ma własny kalendarz, a kalendarz zespołu pokazuje grafik współpracowników zgodnie z wybraną widocznością (cała firma, zespoły, wybrani współpracownicy lub prywatnie).
Klient otwiera link, wybiera usługę i wolny termin i wysyła zgłoszenie w kilka sekund, bez konta. Można zaproponować opcję „Ktokolwiek dostępny” (przydzielana jest osoba z mniejszą liczbą rezerwacji) albo udostępnić osobny link dla każdego wykonawcy. Strona pokazuje nazwę firmy, logo (jako adres URL) i kolor główny. Język strony publicznej zależy od udostępnionego linku — warto go sprawdzić przed wysłaniem.
Kalendarz członka zespołu może subskrybować zewnętrzny link ICS (oferują go m.in. Google i Outlook): zajęte terminy stamtąd blokują sloty, z odświeżaniem mniej więcej co 15 minut. Można też zaimportować plik .ics, a każdy wykonawca może wyeksportować swoje rezerwacje przez link ICS. To wyłącznie import zajętych terminów — nie ma dwukierunkowej synchronizacji z Kalendarzem Google ani z Outlookiem.
Przy tworzeniu nowej rezerwacji w panelu zespół może wybrać powtarzanie: co tydzień, co dwa tygodnie lub „co miesiąc” (co 30 dni). Terminy są generowane raz dziennie, z wyprzedzeniem około 30 dni, bez daty końcowej. Rezerwacja publiczna nie może stać się serią, a w panelu nie ma przycisku „anuluj całą serię”.
Link publiczny kopiuje się z panelu i udostępnia. Zespół potwierdza każde zgłoszenie ręcznie.
