Najczęściej zadawane pytania o rezerwacje online

Wystarczy założyć konto. Następnie konfigurują Państwo usługi, pracowników i godziny pracy i otrzymują publiczną stronę rezerwacji z własnym linkiem dla każdej firmy. Link nie jest subdomeną ani adresem z nazwą firmy; można go umieścić na stronie internetowej, w bio albo w wizytówce Google Business Profile. Nie trzeba niczego instalować.

Pierwsze 12 miesięcy jest bezpłatne we wszystkich planach, bez karty; potem koszt wynosi od 1 do 8 € miesięcznie, zależnie od planu — zob. stronę z cennikiem. Stały plan bezpłatny nie istnieje. Limity planów dotyczą użytkowników panelu, firm, miejsca na dane i e-maili, a nie maksymalnej liczby pracowników z własnym kalendarzem.

Cztery plany (Start, Plus, Pro i Premium) są opisane na stronie z cennikiem wraz z limitami każdego z nich. Aby przejść na plan wyższy lub niższy, należy skorzystać z panelu konta albo napisać do nas przez stronę kontaktową; przed decyzją warto sprawdzić warunki obowiązujące przy zmianie.

Można skontaktować się z nami przez stronę kontaktową serwisu. Nie podajemy gwarantowanego czasu odpowiedzi.

Każdy plan ma limit firm na konto; limit dla poszczególnych planów podano na stronie z cennikiem.

W pierwszych 12 miesiącach karta nie jest wymagana. Potem opłata wynosi od 1 do 8 € miesięcznie, zależnie od planu, a dostępne metody płatności pojawiają się przy zakładaniu subskrypcji. Aktualne kwoty podano na stronie z cennikiem.

Każda firma ma publiczną stronę z własnym linkiem. Klienci widzą wolne terminy i sami zgłaszają rezerwację o dowolnej porze. Nowa rezerwacja trafia jako oczekująca i blokuje termin, dopóki zespół nie potwierdzi jej ręcznie; potwierdzenie nie jest automatyczne.

Synchronizacji z Kalendarzem Google ani z Outlookiem nie ma. Istnieje natomiast: subskrypcja linku ICS kalendarza zewnętrznego (Google, Outlook, Apple), którego zajęte wydarzenia blokują terminy i są odczytywane mniej więcej co 15 minut; jednorazowy import pliku .ics jako potwierdzonych rezerwacji; oraz eksport kalendarza każdego pracownika przez link ICS. Zmiany wprowadzone w Google lub Outlooku nie zmieniają rezerwacji.

Każdy pracownik ma tygodniowy harmonogram w sekcji Dostępność, z wyjątkami dla wybranych dni oraz blokadami dni wolnych lub przedziałów godzin. Każda usługa ma też pole „Bufor (min)”, czyli przerwę doliczaną po każdej rezerwacji. Kalendarza dni świątecznych nie ma: święta trzeba wprowadzać jako blokady.

Dla strony publicznej można ustawić minimalne wyprzedzenie (domyślnie 120 minut) i maksymalne wyprzedzenie (domyślnie 60 dni). Poza tym zakresem klient nie widzi wolnych terminów.

Tak. Każda usługa ma nazwę, czas trwania, cenę, przerwę „Bufor (min)” oraz własne minimalne i maksymalne wyprzedzenie. Klient wybiera usługę i widzi tylko możliwe terminy. Usługi są wyświetlane dla każdego pracownika: nie można przypisać określonych usług do określonych osób.

Tak. W sekcji Dostępność blokują Państwo dzień, okres lub przedział godzin pracownika, a zablokowane terminy przestają być widoczne na stronie publicznej. Uwzględniane są też zajęte terminy z kalendarzy zewnętrznych subskrybowanych przez link ICS.

Częściowo. Można ustawić nazwę firmy, logo (podawane jako adres obrazu, bez przesyłania pliku) i kolor główny. Nie ma zdjęć ani wiadomości powitalnej. Język strony publicznej zależy od linku, więc warto go sprawdzić przed udostępnieniem.

Nie. Nie ma widżetu do osadzenia, kodu do wklejenia na innej stronie, publicznego API, webhooków ani integracji z Zapierem. Link do strony rezerwacji można udostępnić na swojej stronie, w bio lub w mediach społecznościowych.

Obecnie do klienta nie jest dostarczany żaden e-mail: ani potwierdzenie, ani przypomnienie, ani informacja o zmianie lub odwołaniu. Zespół potwierdza oczekujące zgłoszenia i kontaktuje się z klientem wybranym sposobem. Link do zarządzania rezerwacją widać na ekranie potwierdzenia, który klient widzi po dokonaniu rezerwacji.

Nie. System nie wysyła klientom przypomnień, więc jeśli chcą Państwo komuś przypomnieć o wizycie, trzeba to zrobić inaczej, na przykład telefonem lub wiadomością. Klienci mogą zachować link do zarządzania wyświetlony na ekranie potwierdzenia.

Niektóre plany zawierają limity SMS i WhatsApp z 4notify, ale proces rezerwacji z nich nie korzysta: żadna rezerwacja nie wysyła klientowi SMS-a ani wiadomości na WhatsApp. Limity poszczególnych planów podano na stronie z cennikiem.

Tak, przez link do zarządzania wyświetlany na ekranie potwierdzenia po rezerwacji. Nie ma konfigurowalnego minimalnego wyprzedzenia, więc klient może anulować lub zmienić termin w dowolnym momencie. Link nie jest wysyłany e-mailem, a w przypadku rezerwacji utworzonych przez zespół (i terminów z serii) to zespół musi go skopiować i przekazać klientowi.

W obecnych planach pobieranie płatności online przy rezerwacji nie jest dostępne. Zaliczkę lub przedpłatę trzeba uzgodnić poza narzędziem, a zespół potwierdza rezerwację ręcznie po jej otrzymaniu.

4appointments nie ma statusu „nieobecność” ani licznika nieobecności: rezerwacje mogą być oczekujące, potwierdzone lub anulowane. Jeśli chcą Państwo prowadzić ewidencję nieobecności, trzeba to robić poza narzędziem, na przykład w osobnym arkuszu.

Na ekranie tak: po rezerwacji klient widzi podsumowanie zgłoszenia i link do zmiany terminu lub anulowania. Rezerwacja pozostaje jednak oczekująca, dopóki zespół jej nie potwierdzi, a e-mail z potwierdzeniem nie jest dostarczany. Nieobsłużone oczekujące zgłoszenie jest automatycznie anulowane godzinę po zakończeniu żądanego terminu, bez powiadomienia klienta.

W obecnych planach nie. W kodzie przewidziano wyłącznie płatność kartą; nie ma PayPala, przelewu ani lokalnych metod płatności. Płatność uzgadnia się bezpośrednio z klientem, poza narzędziem.

Tak. Każdy pracownik ma własny tygodniowy harmonogram, własne wyjątki i własny link do rezerwacji, a wspólny kalendarz zespołu pokazuje kalendarze wszystkich. Na stronie publicznej opcja „Ktokolwiek dostępny” wybiera pracownika z najmniejszą liczbą rezerwacji; przydziału według kompetencji nie ma.

Lista lokalizacji służy wyłącznie do wyświetlania adresów: rezerwacja nie jest powiązana z lokalizacją, dostępność nie zależy od lokalizacji, a klient nie wybiera lokalizacji podczas rezerwacji. Praktycznym rozwiązaniem jest utworzenie jednego pracownika na lokalizację, każdego z własnym harmonogramem i linkiem. Uwaga: usługi są wyświetlane dla wszystkich pracowników.

Tak. Właściciel konta ustawia w sekcji „Mój zespół” uprawnienia każdego członka według sekcji i działań (przeglądanie, tworzenie, edycja, usuwanie) albo nadaje pełny dostęp. Włączanie płatności i zwroty są zarezerwowane dla administratora. Domyślnie kalendarz zespołu jest widoczny dla całej firmy, z nazwiskami klientów; widoczność można ograniczyć do zespołów lub wybranych współpracowników albo ustawić jako prywatną.

Tylko prostą listę klientów (imię i nazwisko, e-mail i telefon), uzupełnianą ręcznie: rezerwacje składane na stronie publicznej nie tworzą wpisów na liście, a telefon wpisany w publicznym formularzu nie jest zapisywany. Nie ma notatek wewnętrznych, tagów ani historii dla klienta. Dowolna notatka, którą klient wpisuje przy rezerwacji, nie pojawia się w kalendarzu ani na liście rezerwacji.

Nie ma integracji z CRM, Zoomem, webhookami ani Zapierem. Istniejące połączenia dotyczą kalendarza: subskrypcja kalendarzy zewnętrznych przez link ICS, jednorazowy import pliku .ics oraz eksport ICS kalendarza każdego pracownika. Listę rezerwacji można wyeksportować do CSV, XML lub PDF.

Można wyeksportować listę rezerwacji (CSV, XML lub PDF) i usunąć klienta z listy klientów; dotychczasowe rezerwacje zachowują imię i nazwisko oraz e-mail. Nie ma eksportu ani usuwania danych w odniesieniu do konkretnej osoby ani pola zgody w publicznym formularzu. W sprawie obowiązków firmy dotyczących ochrony danych należy zasięgnąć porady prawnej; te informacje mają charakter ogólny.