Kalendarze zewnętrzne: jak połączyć kalendarz przez ICS

Co jest możliwe, a co nie

Są trzy rzeczy: import zajętych terminów z kalendarza zewnętrznego, jednorazowy import pliku ICS jako potwierdzonych rezerwacji oraz eksport kalendarza każdego członka zespołu. Nie ma synchronizacji z Kalendarzem Google ani z Outlookiem, ani połączenia przez logowanie. „Outlook” to tylko nazwa, jaką panel nadaje linkowi ICS. Jeśli zmieni się lub usunie wydarzenie w kalendarzu zewnętrznym, rezerwacje w 4appointments pozostają bez zmian. Kto korzysta z Kalendarza Google lub Outlooka, nadal prowadzi tam prywatne zobowiązania, a 4appointments służy do kalendarza rezerwacji.

Import zajętych terminów przez link ICS

W sekcji kalendarzy zewnętrznych członek zespołu może zasubskrybować kalendarz, którego już używa. Wydarzenia blokują wtedy te terminy w dostępności, aby nikt nie zarezerwował się na nie.

• Adres ICS pobiera się w swojej aplikacji kalendarza; warto sprawdzić, jak nazywa się ta opcja w używanym interfejsie.
• Link musi zaczynać się od https, a każdy członek zespołu może zasubskrybować do 3 kalendarzy.
• Odczyt powtarza się mniej więcej co 15 minut, więc aktualizacja nie jest natychmiastowa.
• Wydarzenia oznaczone jako wolne są pomijane; blokują tylko te zajęte.
• Wydarzenia cykliczne są odczytywane w oknie nieco ponad dwóch miesięcy.

Import pliku ICS jako rezerwacji

Jeśli kalendarz jest prowadzony gdzie indziej i chce się go przenieść jednorazowo, ta sama sekcja pozwala zaimportować plik ICS jako potwierdzone rezerwacje. Import jest jednorazowy i ma ograniczenia: wczytywane są tylko wydarzenia zaczynające się w ciągu najbliższych 60 dni, plik nie może przekraczać 2 MB, a wydarzenia minione lub nakładające się są pomijane. Tytuł wydarzenia staje się nazwiskiem klienta; adresy e-mail i numery telefonów nie są importowane i trzeba je uzupełnić ręcznie. Ponieważ import jest jednorazowy, nie pozostaje aktywne połączenie: wydarzenia dodane później w starym kalendarzu nie trafią do 4appointments. Wynik warto sprawdzić, zanim porzuci się stary kalendarz.

Rezerwacje w telefonie

Każdy członek zespołu ma własny link ICS do eksportu. Po zasubskrybowaniu go w kalendarzu telefonu rezerwacje pojawiają się obok prywatnych zobowiązań. To, jak często kalendarz się odświeża, zależy od aplikacji, a nie od 4appointments. Rezerwacje oczekujące są oznaczone jako wstępne, a notatka, którą klient wpisuje przy rezerwacji, może pojawić się w opisie wydarzenia. Pozwala to też przeglądać kalendarz na komputerze bez otwierania panelu. Link każdej osoby pokazuje tylko jej własne rezerwacje. Warto traktować go jako poufny: każdy, kto zna adres, może go zasubskrybować.

Najczęściej zadawane pytania