Dokumentacja

Należy założyć konto i dodać usługi wraz z czasem trwania i ceną. Następnie dodaje się specjalistów, każdego z własnym tygodniowym grafikiem, i udostępnia link do strony rezerwacji. Klienci rezerwują online bez zakładania konta; każde zgłoszenie trafia jako oczekujące, blokuje termin i czeka na potwierdzenie przez zespół.

Każde konto ma publiczną stronę rezerwacji, dostępną pod linkiem. Można go wysłać w wiadomości, opublikować w mediach społecznościowych lub na stronie internetowej jak każdy inny link, a dla każdego specjalisty można utworzyć osobny link. Nie ma widżetu do osadzenia na stronie ani własnego adresu dla strony rezerwacji. Nazwę firmy, logo (jako adres URL) i kolor główny można dostosować. Język strony zależy od linku, dlatego warto go sprawdzić przed udostępnieniem. Minimalne wyprzedzenie i maksymalny horyzont rezerwacji ustawia się w regułach strony publicznej.

W sekcji „Kalendarz zewnętrzny” można zasubskrybować link ICS (https) innego kalendarza, aby zajęte już terminy były blokowane; odświeżanie następuje mniej więcej co 15 minut. Plik .ics można też zaimportować jednorazowo, jako potwierdzone rezerwacje. Każdy specjalista ma ponadto link ICS do eksportu, który można zasubskrybować w innej aplikacji. Nie ma bezpośredniego połączenia z Google Calendar ani Outlookiem, ani synchronizacji w obie strony.

4appointments nie wysyła klientom e-maili, SMS-ów ani wiadomości WhatsApp: ani potwierdzeń, ani przypomnień, ani informacji o odwołaniu czy zmianie. Zespół potwierdza lub odrzuca każde oczekujące zgłoszenie w panelu i informuje klienta kanałem, z którego firma już korzysta, na przykład telefonem lub wiadomością. Oczekujące zgłoszenia, którymi nikt się nie zajmie, są anulowane godzinę po zakończeniu żądanego terminu.

Płatności online przy rezerwacji nie są dostępne w obecnych planach: za pośrednictwem strony rezerwacji nie można pobrać ani pełnej płatności, ani zaliczki. Zapłatę za usługę uzgadnia się bezpośrednio między firmą a klientem, a zespół potwierdza rezerwację ręcznie. Koszt abonamentu 4appointments podano na stronie z cennikiem.

Po dokonaniu rezerwacji klient widzi na ekranie potwierdzenia link, za pomocą którego może odwołać lub przełożyć wizytę. Link nie jest wysyłany e-mailem, dlatego należy go zapisać od razu. W przypadku rezerwacji utworzonych przez zespół to zespół kopiuje link i przesyła go klientowi. Nie ma konfigurowalnego minimalnego terminu ani kar naliczanych przez platformę.

Raporty pokazują rezerwacje potwierdzone, odwołane i oczekujące, odsetek odwołań oraz podział na dni i usługi. W sekcji „Mój zespół” właściciel konta określa, co może widzieć i robić każdy członek zespołu, osobno dla sekcji i akcji, albo przyznaje pełny dostęp. Raporty są proste: nie obejmują wskaźnika obłożenia, a przychody pojawiają się tylko jako szacunek oparty na cenach katalogowych usług.