Co narzędzie robi, a czego nie robi
Klient, który ma link do zarządzania, może odwołać lub przenieść wizytę w dowolnym momencie, nawet tuż przed godziną, a przy przenoszeniu też nie ma minimalnego terminu. Zespół może anulować rezerwacje w panelu. Nie ma statusu „nieobecny”, licznika nieobecności ani pobierania lub zwrotu opłat. Link do zarządzania pojawia się tylko na ekranie potwierdzenia klienta i nie jest wysyłany e-mailem. Raporty pokazują odsetek odwołań, ale nie odróżniają nieobecności od odwołania zgłoszonego na czas. Skoro system zawsze przyjmuje odwołanie, to firma decyduje, czy wyciągnąć konsekwencje, i dzieje się to w rozmowie z klientem.
Jakie punkty uwzględnić w polityce
Krótka polityka w prostym języku odpowiada na najczęstsze pytania i zapobiega sporom na miejscu. Warto najpierw napisać ją dla siebie, a potem sprawdzić, czy klient zrozumiałby ją już po pierwszym przeczytaniu. Można w niej ująć:
- Do kiedy klient może odwołać lub przenieść wizytę bez konsekwencji.
- Co dzieje się w razie nieobecności lub spóźnionego zawiadomienia, na przykład utrata terminu albo konieczność umówienia nowej wizyty.
- Czy spóźnienia są tolerowane i jak długo termin jest zarezerwowany.
- Czy istnieje kwota wpłacana z góry i na jakich warunkach jest zwracana.
- Jak przenieść wizytę: przez link do zarządzania czy w bezpośrednim kontakcie z firmą.
Gdzie przekazać politykę
Ponieważ strona rezerwacji nie ma osobnego pola na politykę, trzeba korzystać z kanałów, które firma kontroluje. Tekst warto umieścić na swojej stronie przy przycisku rezerwacji i powtórzyć w wiadomości lub rozmowie, w której potwierdza się rezerwację. Można go też wywiesić w lokalu, przy recepcji lub ladzie. Pole notatki w formularzu publicznym jest dla klienta i nie pozwala firmie umieścić w nim tekstu. Dobrze, gdy politykę znamy przed rezerwacją, a nie dopiero wtedy, gdy pojawi się problem, i gdy zespół stosuje ją zawsze tak samo.
Notowanie nieobecności bez osobnego statusu
Skoro narzędzie nie ma statusu nieobecności, warto notować je samodzielnie, w arkuszu lub zeszycie, z datą i nazwiskiem klienta. Anulowanie rezerwacji w panelu zwalnia termin, ale w raportach liczy się jako odwołanie. Jeśli planowana jest opłata za nieobecność, najpierw trzeba sprawdzić, czy i na jakich warunkach jest dopuszczalna: 4appointments jej nie pobiera. Przykład (poglądowy): „Wizytę można odwołać lub przenieść do końca dnia poprzedzającego; po tym terminie kolejną rezerwację przyjmujemy dopiero po kontakcie telefonicznym”. Informacja ogólna, nie stanowi porady prawnej.
Najczęściej zadawane pytania
Czy mogę ustawić w 4appointments minimalny termin na odwołanie?
Nie. Klient, który ma link do zarządzania, może odwołać lub przenieść wizytę w dowolnym momencie. Termin, który ustalą Państwo sami, jest zasadą firmy, przekazywaną poza narzędziem.
Czy 4appointments pobiera opłatę od klienta, który nie przyszedł?
Nie. Nie ma pobierania opłat ani statusu „nieobecny”. Jeśli firma stosuje zasadę dotyczącą nieobecności, ewidencję i ewentualne pobranie opłaty prowadzi samodzielnie, poza narzędziem.
Skąd mam wiedzieć, że klient zna moją politykę?
Należy ją przekazać przed rezerwacją: na stronie, przy potwierdzaniu lub w lokalu. Strona publiczna nie pokazuje tekstu polityki ustalonej przez firmę.
Czy klient dostaje powiadomienie, gdy anuluję rezerwację?
Nie. Anulowanie w panelu nie wysyła klientowi żadnej wiadomości. Trzeba go poinformować bezpośrednio, telefonicznie lub wiadomością.
Prosty kalendarz dla Państwa rezerwacji?
Warto zapoznać się z planami 4appointments. Pierwsze 12 miesięcy jest bezpłatne, bez karty (zob. stronę z cennikiem); politykę odwołań firma ustala samodzielnie.
Zobacz cennik →