Zespół tworzy rezerwacje ręczne, rozdziela uprawnienia według sekcji, importuje zajęte terminy przez ICS i eksportuje dane. Umowy, powiadomienia i projekty w ekosystemie to osobne aplikacje, niepołączone automatycznie.
W codziennej pracy rezerwacjami zajmują się różne osoby: recepcja wpisuje rezerwacje przyjęte telefonicznie, kierownik śledzi raporty, specjalista prowadzi kalendarz zewnętrzny. Do tego 4appointments oferuje rezerwacje tworzone ręcznie przez zespół (ze sprawdzaniem dostępności), uprawnienia według członków, import zajętych terminów z kalendarzy zewnętrznych i eksport listy rezerwacji. Nie ma podpisanych umów, automatycznych powiadomień, zadań projektowych ani synchronizacji z systemem kadrowym powiązanych z rezerwacjami.
Z listy rezerwacji zespół dodaje ręcznie wizytę — na przykład przyjętą telefonicznie — także jako serię cykliczną. Sprawdzane są dostępność wykonawcy, nakładanie się terminów i zajęte terminy zaimportowane przez ICS; nie obowiązują natomiast przerwa „Odstęp” ani reguły wyprzedzenia.
Uprawnienia nadaje się według członków, sekcji i działań albo jako pełny dostęp. Tylko administratorzy mogą wygenerować link publiczny od nowa. Aplikacja nie wysyła klientom e-maili, SMS-ów, wiadomości WhatsApp ani webhooków.
Każdy członek może subskrybować do 3 kalendarzy zewnętrznych przez link ICS (https, odświeżanie mniej więcej co 15 minut): zajęte terminy blokują sloty, a wydarzenia oznaczone jako wolne są pomijane. Można też zaimportować plik .ics (maksymalnie 2 MB, wydarzenia z najbliższych 60 dni) jako rezerwacje potwierdzone. Każdy wykonawca może wyeksportować swoje rezerwacje przez link ICS.
Lista klientów (imię i nazwisko, e-mail, telefon) jest uzupełniana ręcznie; rezerwacje publiczne nie dodają do niej wpisów. Listę rezerwacji można wyeksportować do CSV, XML lub PDF, a klienta można usunąć (rezerwacje zachowują imię i nazwisko oraz e-mail). Nie ma synchronizacji z zarządzaniem projektami ani z systemem kadrowym.
Rezerwacje ręczne, uprawnienia i kalendarz ICS w jednym panelu.
