Zgłoszenie oczekujące
Każda rezerwacja publiczna otrzymuje status „oczekująca” i blokuje termin, aby nikt inny nie mógł go w międzyczasie zarezerwować. Zgłoszenie pojawia się na liście rezerwacji w panelu.
Rozwiązania 4appointments · Potwierdzanie i zmiana terminu
Ręczne potwierdzanie i zmiana terminu przez klienta — jak działa komunikacja w 4appointments
Rezerwacje publiczne trafiają jako „oczekujące”, zespół potwierdza je lub odrzuca w panelu, a klient może sam anulować lub przesunąć wizytę z linku. Aplikacja nie wysyła klientom e-maili, SMS-ów ani wiadomości WhatsApp.
Na stronie rezerwacji klient wybiera termin, a zgłoszenie blokuje go do czasu decyzji zespołu. Aplikacja nie wysyła klientom potwierdzeń, przypomnień ani powiadomień o anulowaniu: po rezerwacji klient widzi ekran ze swoim osobistym linkiem do zarządzania, a wszelkie dalsze wiadomości wysyła zespół własnymi kanałami — telefonicznie, e-mailem lub komunikatorem. Ta strona opisuje dokładnie, co robi aplikacja, a co pozostaje po stronie zespołu.
Cztery etapy komunikacji z klientem, tak jak działają dziś
Potwierdzenie lub odrzucenie przez zespół
Członek zespołu z odpowiednimi uprawnieniami potwierdza lub odrzuca zgłoszenie w panelu. Decyzja nie wysyła klientowi żadnej wiadomości — jeśli potrzebna jest odpowiedź, zespół przekazuje ją bezpośrednio. Zgłoszenia nierozpatrzone są anulowane automatycznie, bez powiadomienia, około godziny po zakończeniu żądanego terminu.
Anulowanie i zmiana terminu przez klienta
Po rezerwacji na ekranie klienta wyświetla się link do zarządzania, za pomocą którego można anulować lub przesunąć wizytę. Zmiana terminu sprawdza dostępność i nakładanie się terminów, a zgłoszenie oczekujące pozostaje oczekujące. Nie ma terminu granicznego ani minimalnego wyprzedzenia, a link nie jest wysyłany e-mailem; w przypadku rezerwacji utworzonych przez zespół oraz serii zespół musi skopiować link i przekazać go klientowi.
Notatka klienta
Formularz publiczny prosi o imię i nazwisko, opcjonalny adres e-mail i dowolną notatkę. Notatka pojawia się na stronie zarządzania klienta i w opisie eksportu ICS wykonawcy, ale nie jest wyświetlana w kalendarzu ani na liście zespołu.
Schemat potwierdzania rezerwacji w zespole
Należy zdecydować, kto potwierdza zgłoszenia i jakim kanałem zespół informuje klientów. Aplikacja prowadzi ewidencję rezerwacji; nie wysyła wiadomości.