Jak naprawić nakładające się wizyty
Ustalić, skąd wzięła się kolizja, przesunąć jedną z wizyt i poinformować klienta samodzielnie.
Realne problemy
Strona rezerwacji pokazuje klientom wyłącznie wolne terminy, dlatego nakładanie się wizyt zwykle wynika z umówień, o których 4appointments nie wiedziało: przyjętych telefonicznie, wpisanych w innym kalendarzu albo dodanych ręcznie bez sprawdzenia. Poniżej opisano, jak je rozwiązać i jak ograniczyć ryzyko.
Najpierw trzeba dokładnie ustalić, które dwie wizyty się nakładają. W widoku dziennym lub tygodniowym należy porównać wizyty tego samego specjalisty i sprawdzić, jak powstała każda z nich: na stronie publicznej, ręcznie w panelu czy przez import pliku ICS.
Następnie warto skontaktować się z klientem wizyty, która powstała później, i zaproponować wolny termin. 4appointments nic mu nie wyśle, więc kontakt odbywa się telefonem lub wiadomością spoza narzędzia. Im szybciej, tym łatwiej znaleźć dla obu stron dobrą alternatywę.
Termin zmienia się w panelu: wizytę można przesunąć w kalendarzu albo zmienić jej datę w szczegółach. Rezerwacja oczekująca po zmianie nadal czeka na potwierdzenie. Klient nie dostanie automatycznej informacji o nowym terminie, więc trzeba mu ją przekazać, a po zmianie obejrzeć jeszcze raz widok dnia, by upewnić się, że kolizja zniknęła.
Aby uniknąć kolizji w przyszłości, wszystkie umówienia, także telefoniczne, najlepiej wpisywać od razu jako wizyty w panelu. Wizyta tworzona przez zespół jest sprawdzana pod kątem dostępności specjalisty, nakładania się oraz zajętych terminów z subskrybowanych kalendarzy ICS. Trzeba jednak pamiętać, że przerwa po wizycie („Interwał”) nie obowiązuje przy wizytach tworzonych ręcznie, więc margines czasu zostawia się samodzielnie.
Warto zapamiętać
- ✓Widok dzienny pozwala od razu zobaczyć, które wizyty się nakładają
- ✓Wizyty umówione telefonicznie warto wpisywać do panelu od razu
- ✓Zasubskrybowany kalendarz ICS blokuje terminy zajęte poza 4appointments
Najczęściej zadawane pytania
Skąd nakładanie się wizyt, skoro klienci rezerwują online?+
Strona publiczna oferuje tylko wolne terminy, więc kolizje najczęściej pochodzą z umówień spoza niej: telefonu, wiadomości albo wydarzeń z innego kalendarza, który nie został podłączony przez link ICS.
Czy narzędzie ostrzega o kolizjach?+
Nie ma osobnych alertów. Sprawdzenie dostępności następuje przy zapisywaniu wizyty, dlatego problem pojawia się tam, gdzie termin trafił do systemu inną drogą albo kalendarz zewnętrzny nie był zasubskrybowany.
Powiązane przewodniki
Gotowy, aby zarządzać wizytami online?
Skonfiguruj stronę rezerwacji w kilka minut — bez kodu, bez techników.
Wypróbuj 4appointments