Dlaczego nie otrzymuję powiadomień o wizytach
Obecnie 4appointments nie wysyła klientom wiadomości; nowe rezerwacje widać w panelu i tam się je obsługuje.
Realne problemy
Brak wiadomości o wizytach zwykle nie jest awarią skrzynki ani kwestią folderu ze spamem. Obecnie 4appointments nie wysyła klientom e-maili, SMS-ów ani wiadomości na WhatsAppie, więc w poczcie nie ma czego szukać. Poniżej opisano, gdzie naprawdę pojawia się informacja o rezerwacji i jak ją obsłużyć.
Przeszukiwanie spamu nie pomoże: 4appointments nie wysyła obecnie potwierdzeń, przypomnień ani informacji o odwołaniu na adres e-mail klienta. Dotyczy to także SMS-ów i WhatsAppa. Brak takiej wiadomości nie oznacza błędu w koncie ani w ustawieniach poczty.
Nowe rezerwacje ze strony publicznej należy sprawdzać w panelu, na liście wizyt i w kalendarzu. Każda z nich ma status „oczekująca” i od razu blokuje termin, dopóki zespół jej nie rozpatrzy. Warto zaglądać do panelu o stałych porach, na przykład rano i po południu.
Do rozpatrzenia rezerwacji służą przyciski „Potwierdź” i „Odrzuć”. Żaden z nich nic nie wysyła klientowi, więc decyzję trzeba przekazać samodzielnie: telefonem, wiadomością albo z własnej skrzynki e-mail, na podstawie danych, które klient podał przy rezerwacji. Rezerwacje, których nikt nie rozpatrzył, są anulowane automatycznie i bez żadnej informacji, mniej więcej godzinę po zakończeniu żądanego terminu.
Po zakończeniu rezerwacji klient widzi na ekranie jej szczegóły oraz link do zarządzania wizytą, czyli do odwołania lub zmiany terminu. Link nie jest wysyłany pocztą. Przy wizytach dodanych przez zespół trzeba skopiować go z karty wizyty i przekazać klientowi ręcznie. Klientom warto wyjaśnić, że potwierdzenie przyjdzie od firmy, a nie z systemu.
Warto zapamiętać
- ✓4appointments nie wysyła klientom potwierdzeń, przypomnień ani powiadomień o odwołaniu
- ✓Nowe rezerwacje ze strony publicznej czekają w panelu na ręczne potwierdzenie
- ✓Link do zarządzania wizytą klient widzi na swoim ekranie, a zespół może go przekazać ręcznie
Najczęściej zadawane pytania
Klient twierdzi, że nie dostał e-maila z potwierdzeniem. Czy to błąd?+
Nie. Takie e-maile nie są dziś wysyłane, więc nie ma czego odzyskiwać ani ponawiać. O potwierdzeniu, odrzuceniu lub zmianie terminu należy poinformować klienta samodzielnie.
Jak dać klientowi znać, że wizyta jest potwierdzona?+
Po kliknięciu „Potwierdź” trzeba skontaktować się z nim poza narzędziem, na przykład krótką wiadomością z datą, godziną i adresem. Dane kontaktowe są tylko takie, jakie klient wpisał przy rezerwacji, a e-mail jest opcjonalny.
Powiązane przewodniki
Gotowy, aby zarządzać wizytami online?
Skonfiguruj stronę rezerwacji w kilka minut — bez kodu, bez techników.
Wypróbuj 4appointments