Jak przypominać klientom o wizycie

4appointments nie wysyła przypomnień, ale panel ułatwia przygotowanie i wysłanie ich ręcznie.

Realne problemy

Przypomnienie dzień przed wizytą potrafi znacząco zmniejszyć liczbę niestawień. 4appointments nie wysyła klientom przypomnień ani żadnych innych wiadomości, więc robi to zespół. Poniżej opisano prosty sposób, który zajmuje kilka minut dziennie i opiera się na tym, co panel faktycznie oferuje.

Na początek należy ustalić stałą porę, na przykład koniec dnia pracy, kiedy przegląda się wizyty na następny dzień. W panelu pomaga widok dzienny albo agenda, a listę wizyt można wyeksportować do CSV, XML lub PDF i wydrukować lub przekazać recepcji.

Przypominać należy o wizytach potwierdzonych. Rezerwacje oczekujące trzeba najpierw rozpatrzyć przyciskiem „Potwierdź” lub „Odrzuć”. Warto pamiętać, że potwierdzenie samo w sobie niczego nie wysyła, więc to także moment na pierwszy kontakt z klientem.

Wiadomość wysyła się własnym kanałem, takim jak telefon, komunikator czy własna skrzynka e-mail. Dobrze, by zawierała dzień, godzinę, nazwę usługi i adres. Gotowy szablon zapisany w telefonie lub programie pocztowym skraca pracę, a dane kontaktowe są w rezerwacji tylko wtedy, gdy klient je wpisał.

Do wiadomości warto dołączyć link do zarządzania wizytą, żeby klient mógł ją odwołać lub przełożyć. Klient widzi go na ekranie po rezerwacji, a zespół może skopiować go ze szczegółów wizyty. Zwolniony wcześnie termin da się jeszcze zapełnić.

Warto zapamiętać

  • ✓Widok dzienny, agenda i eksport listy wizyt ułatwiają przygotowanie jutrzejszych przypomnień
  • ✓Przypomnienie z linkiem do zarządzania pozwala klientowi odwołać wizytę, zamiast się nie zjawić
  • ✓Gotowy szablon wiadomości skraca ręczną pracę do kilku minut dziennie

Najczęściej zadawane pytania

Czy 4appointments wyśle przypomnienie, jeśli klient poda e-mail?+

Nie. Adres e-mail jest zapisywany przy rezerwacji, ale narzędzie nie wysyła na niego przypomnień ani innych wiadomości. Przypomnienie trzeba wysłać samodzielnie.

Czy klient może potwierdzić obecność?+

Nie ma takiej funkcji. Link do zarządzania służy do odwołania wizyty lub zmiany terminu. Potwierdzenie obecności można uzyskać w odpowiedzi na własną wiadomość.

Powiązane przewodniki

Klienci zapominają o wizytach?

Można zacząć od uporządkowania kalendarza i rezerwacji w 4appointments. Pierwsze 12 miesięcy jest bezpłatne i bez karty, a plany kosztują od 1 do 8 € miesięcznie.

Wypróbuj 4appointments