Jak postępować z klientami no-show
W 4appointments nie ma statusu niestawienia ani czarnej listy, ale rezerwacje można rozpatrywać ręcznie i dzięki temu mieć kontrolę.
Realne problemy
Klienci, którzy nie przychodzą na wizytę, kosztują czas i pieniądze. 4appointments nie ma osobnego statusu niestawienia, licznika ani blokowania klientów, ma natomiast kilka rzeczy, które realnie pomagają: ręczne potwierdzanie rezerwacji, odrzucanie oraz link do odwołania wizyty.
Zasady trzeba ustalić i podać klientom poza narzędziem, na przykład w wiadomości, w której przekazywany jest link do rezerwacji: do kiedy można odwołać wizytę, co dzieje się przy spóźnieniu, jak wygląda ewentualna opłata. Strona rezerwacji nie ma pola na regulamin.
Odwołanie ma być jak najłatwiejsze. Po rezerwacji klient widzi na ekranie link do zarządzania wizytą i może ją odwołać lub przełożyć. Nie ma limitu czasu przed wizytą, a link nie jest wysyłany pocztą, dlatego warto poprosić klienta, by go zapisał. Przy wizytach dodanych przez zespół link trzeba skopiować i wysłać samodzielnie.
Każda rezerwacja ze strony publicznej czeka na ręczne potwierdzenie. To okazja, by kontaktować się z klientami, którzy mają za sobą niestawienia: można ich rezerwację odrzucić albo potwierdzić dopiero po ustaleniu warunków. Jeśli zespół wymaga zadatku, jest on ustalany i odbierany poza narzędziem, a rezerwację potwierdza się po jego otrzymaniu.
Po niestawieniu wizytę można odwołać w panelu, aby zwolnić termin. Wlicza się ona wtedy do liczby odwołań w raportach, bo osobnego statusu „nie stawił się” nie ma. Historię niestawień warto więc prowadzić we własnej ewidencji, a w kolejnych kontaktach nawiązywać do ustalonych zasad.
Warto zapamiętać
- ✓Ręczne potwierdzanie pozwala odrzucić rezerwację klienta, który wielokrotnie się nie zjawia
- ✓Link do zarządzania wizytą ułatwia klientowi odwołanie, zanim termin przepadnie
- ✓Zadatek, jeśli jest wymagany, ustala się poza narzędziem i dopiero wtedy potwierdza rezerwację
Najczęściej zadawane pytania
Czy 4appointments oznacza niestawienia lub blokuje klientów?+
Nie. Nie ma statusu niestawienia, licznika ani czarnej listy. Zespół może jedynie odrzucić lub nie potwierdzać rezerwacji konkretnego klienta i prowadzić własną ewidencję.
Czy zatrzymanie zadatku od klienta, który się nie zjawia, jest dozwolone?+
4appointments nie obsługuje płatności ani zadatków, więc rozliczenia odbywają się poza narzędziem. Zasady dotyczące zatrzymania lub zwrotu środków trzeba jasno przekazać przy rezerwacji, a w sprawach spornych skonsultować z prawnikiem.
Powiązane przewodniki
Gotowy, aby zarządzać wizytami online?
Skonfiguruj stronę rezerwacji w kilka minut — bez kodu, bez techników.
Wypróbuj 4appointments