Jak informować klientów o wizytach

Co klient widzi po rezerwacji i jak zespół przekazuje mu potwierdzenie, skoro 4appointments niczego nie wysyła.

Pytania szczególne

Wiele osób zakłada, że system rezerwacji sam wysyła potwierdzenia i przypomnienia. W 4appointments tak nie jest: narzędzie nie wysyła klientom e-maili, SMS-ów ani wiadomości na WhatsAppie. Komunikacja jest po stronie zespołu, a poniżej opisano, jak ją prowadzić prosto i skutecznie.

Po zakończeniu rezerwacji klient widzi na ekranie jej szczegóły oraz link do zarządzania wizytą, dzięki któremu może ją odwołać lub zmienić termin. To jedyna informacja, jaką dostaje od systemu, i nie jest ona wysyłana pocztą. Warto poprosić klienta, by zapisał stronę lub link.

Rezerwacja ze strony publicznej ma początkowo status oczekującej i blokuje termin. Zespół potwierdza ją albo odrzuca w panelu. Obie akcje nic nie wysyłają, więc klient dowiaduje się o decyzji dopiero wtedy, gdy ktoś mu ją przekaże. Nierozpatrzone rezerwacje są po mniej więcej godzinie od końca żądanego terminu anulowane bez informacji.

Wiadomość do klienta wysyła się własnym kanałem: telefonem, komunikatorem lub zwykłym e-mailem z firmowej skrzynki. Dobrze mieć gotowy szablon z dniem, godziną, nazwą usługi, adresem i linkiem do zarządzania wizytą. Dane kontaktowe są dostępne tylko wtedy, gdy klient je wpisał, a e-mail jest polem opcjonalnym.

Przy wizytach dodanych ręcznie przez zespół oraz przy seriach wizyt cyklicznych klient nie widzi żadnego ekranu potwierdzenia. Link do zarządzania trzeba wtedy skopiować ze szczegółów wizyty i wysłać go samodzielnie. Warto też przypominać o wizycie dzień wcześniej, na przykład krótką wiadomością.

Warto zapamiętać

  • ✓Klient widzi szczegóły rezerwacji i link do zarządzania wyłącznie na ekranie po rezerwacji
  • ✓Potwierdzenie lub odrzucenie w panelu nie wysyła klientowi żadnej wiadomości
  • ✓Szablon wiadomości z linkiem do zarządzania wizytą oszczędza czas

Najczęściej zadawane pytania

Czy 4appointments wysyła SMS-y lub wiadomości na WhatsAppie?+

Nie. Rezerwacje nie korzystają z żadnych kanałów wiadomości, więc ani SMS-y, ani WhatsApp, ani e-maile nie są wysyłane do klientów.

Co, jeśli klient nie poda adresu e-mail?+

Wtedy zespół nie ma w rezerwacji żadnego kontaktu do klienta. Warto w wiadomości z linkiem do rezerwacji poprosić o podanie e-maila albo ustalić inny sposób kontaktu.

Powiązane przewodniki

Chcesz uporządkować kontakt z klientami?

Zacznij od jednego linku do rezerwacji i kilku gotowych wiadomości. Konto na pierwsze 12 miesięcy jest bezpłatne i bez karty.

Wypróbuj 4appointments