Cum gestionez disponibilitatea angajaților într-un sistem de programări
Fiecare prestator are propriul program; pagina publică arată doar intervalele libere.
Calendar & disponibilitate
A gestiona disponibilitatea înseamnă a spune sistemului când primește fiecare persoană din echipă. În 4appointments se face pe prestator, în programul de lucru, iar pagina publică folosește aceste ore pentru a arăta doar perioadele libere.
La „Personal” creați câte un prestator pentru fiecare colaborator care primește clienți. În programul de lucru setați săptămâna tip a persoanei: zilele lucrate și orele de început și de sfârșit, cu valori diferite pe zi (de exemplu, până la 20:00 marți și vineri și până la 17:00 în rest). Fiecare prestator are programul lui și nu îl moștenește pe al altuia.
Pentru zile libere, formări sau concedii medicale adăugați excepții: o zi întreagă sau doar un interval, marcat ca blocare. O zi în care persoana nu lucrează de obicei poate fi deschisă prin excepție, de exemplu pentru o sâmbătă suplimentară. Aceste modificări se fac cu permisiunea de editare acordată de titular la „Echipa mea”.
Dacă persoana ține o agendă și în alt loc, la „Calendar extern” puteți abona linkul ICS (https) al acelui calendar. Evenimentele ocupate blochează agenda din 4appointments, cu o întârziere de circa 15 minute. Fiecare membru poate abona până la trei calendare, iar evenimentele marcate ca libere sunt ignorate.
Pe pagina publică, clientul alege un colaborator anume sau „Oricine e disponibil”. În al doilea caz, sistemul atribuie programarea persoanei libere în acel interval, cu prioritate celei care are mai puține programări. Nu există repartizare pe competențe: toate serviciile apar la orice prestator.
Când echipa creează o programare din panou, verificările de disponibilitate și de pauză nu se aplică la fel ca pe pagina publică. Verificați mereu programul colaboratorului înainte de a salva.
De reținut
- ✓Program săptămânal propriu pentru fiecare prestator, cu ore diferite pe zi
- ✓Excepții pentru zile libere și absențe, pe o zi întreagă sau doar pe un interval
- ✓Calendar extern (link ICS) pentru a bloca orele ocupate din alte agende
- ✓Opțiunea „Oricine e disponibil” pe pagina publică de rezervări
Întrebări frecvente
Poate un colaborator să lucreze în mai multe locații?+
Programul este unul singur pe colaborator, iar programarea nu este legată de o locație. Dacă persoana lucrează în alt loc în anumite perioade, înregistrați acele perioade ca blocare, ca să nu fie oferite clienților.
Pot vedea câte programări are fiecare colaborator?+
Rapoartele conțin tabele pe prestator, cu programări confirmate, anulate și în așteptare. Nu există raport de grad de ocupare.
Văd colaboratorii agenda colegilor?+
Depinde de permisiuni și de vizibilitatea calendarului de echipă. Implicit, vizibilitatea e la nivel de firmă, cu numele clienților; o puteți restrânge la echipe sau la colegi selectați ori o puteți face privată. Revedeți aceste opțiuni înainte de a da acces.
Ghiduri conexe
Echipa dvs. are programe diferite?
Creați un prestator pentru fiecare colaborator, setați programul săptămânal și distribuiți linkul de rezervări. Planurile sunt pe pagina de prețuri.
Încearcă 4appointments