Comment gérer la disponibilité des employés dans un système de rendez-vous
Chaque prestataire a ses propres horaires : la page publique n'affiche que les créneaux où la personne est libre.
Calendrier & disponibilité
Gérer la disponibilité des employés consiste à renseigner les horaires de chacun, afin que la page de réservation ne propose que des créneaux où la personne choisie est réellement libre. Voici le fonctionnement concret.
Pour chaque prestataire, vous saisissez dans « Disponibilité » un planning hebdomadaire jour par jour, avec une ou plusieurs plages (par exemple, mardi et vendredi jusqu'à 20 h, les autres jours jusqu'à 17 h). Vous pouvez aussi fixer un plafond de rendez-vous par jour.
Les absences ponctuelles (congé, formation, arrêt) s'ajoutent comme exceptions de type blocage, sur une date ou une période. Un membre de l'équipe lié à son propre prestataire peut gérer sa disponibilité lui-même, selon les droits que vous lui donnez.
Le client qui choisit « N'importe qui de disponible » est orienté vers le prestataire libre sur le créneau voulu qui compte le moins de rendez-vous. S'il choisit une personne précise, il ne voit que ses créneaux. Cette option peut être désactivée dans les règles de la page publique.
Si une personne travaille dans plusieurs lieux, la liste des lieux de l'outil est seulement informative : elle n'est reliée ni aux réservations ni aux disponibilités. Contournement simple : créez un prestataire par lieu (« Camille – centre-ville », « Camille – gare ») avec ses propres horaires.
Il n'y a pas d'attribution automatique selon les compétences, ni de taux d'occupation. Les rapports indiquent en revanche le nombre de rendez-vous, la durée totale et un revenu estimé par prestataire.
À retenir
- ✓Plages multiples par jour et plafond quotidien de rendez-vous par prestataire
- ✓Absences saisies comme exceptions, sur une date ou une période
- ✓Un prestataire par lieu pour gérer une personne présente sur plusieurs sites
Questions fréquentes
Un employé peut-il travailler sur plusieurs sites ?+
L'outil ne relie pas les lieux aux réservations. Créez un prestataire par site pour une même personne, chacun avec ses horaires, et veillez à ce que les plages ne se chevauchent pas.
Puis-je voir combien de rendez-vous chaque employé a ?+
Oui, les rapports comportent des tableaux par prestataire avec le nombre de rendez-vous, la durée totale et le revenu estimé. Il n'existe pas de taux d'occupation.
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