Calendriers externes : relier votre agenda par ICS

Ce qui est possible et ce qui ne l’est pas

Il y a trois choses : importer les créneaux occupés d’un calendrier externe, importer un fichier ICS unique sous forme de réservations confirmées, et exporter l’agenda de chaque membre de l’équipe. Il n’existe aucune synchronisation avec Google Agenda ni avec Outlook, ni connexion par identifiant. « Outlook » n’est que le nom que le panneau donne à un lien ICS. Si vous modifiez ou supprimez un événement dans le calendrier externe, les réservations de 4appointments ne changent pas. Qui utilise Google Agenda ou Outlook continue donc d’y gérer ses engagements personnels et se sert de 4appointments pour l’agenda des réservations.

Importer des créneaux occupés par lien ICS

Dans la section des calendriers externes, un membre de l’équipe peut s’abonner au calendrier qu’il utilise déjà. Les événements bloquent alors ces créneaux dans la disponibilité, pour que personne ne réserve par-dessus.

• Récupérez l’adresse ICS dans votre application de calendrier ; vérifiez le nom exact de l’option dans l’interface que vous utilisez.
• Le lien doit commencer par https et chaque membre peut s’abonner à 3 calendriers au maximum.
• La lecture se répète environ toutes les 15 minutes : la mise à jour n’est donc pas immédiate.
• Les événements marqués comme libres sont ignorés ; seuls les événements occupés bloquent.
• Les événements récurrents sont pris en compte, sur une fenêtre d’un peu plus de deux mois.

Importer un fichier ICS comme réservations

Si votre agenda se trouve ailleurs et que vous voulez le reprendre d’un coup, la même section permet d’importer un fichier ICS sous forme de réservations confirmées. L’import est unique et comporte des limites : seuls les événements qui commencent dans les 60 prochains jours sont repris, le fichier ne doit pas dépasser 2 Mo, et les événements passés ou qui se chevauchent sont ignorés. Le titre de l’événement devient le nom du client ; les e-mails et téléphones ne sont pas importés, il faudra donc les ajouter à la main. Comme l’import est unique, aucune liaison ne reste active : les événements créés ensuite dans l’ancien calendrier n’arrivent pas. Vérifiez le résultat avant d’abandonner l’ancien agenda.

Retrouver les réservations sur le téléphone

Chaque membre de l’équipe dispose d’un lien ICS personnel pour l’export. En vous y abonnant depuis le calendrier du téléphone, vos réservations apparaissent à côté de vos engagements personnels. La fréquence d’actualisation du calendrier est décidée par l’application, pas par 4appointments. Les réservations en attente apparaissent comme provisoires, et la note que le client écrit en réservant peut figurer dans la description de l’événement. C’est aussi un moyen de consulter l’agenda sur ordinateur sans ouvrir le panneau. Le lien de chaque personne n’affiche que ses propres réservations. Traitez ce lien comme confidentiel : quiconque en possède l’adresse peut s’y abonner.

Questions fréquentes