Che cosa è possibile e che cosa no
Le possibilità sono tre: importare gli orari occupati di un calendario esterno, importare un singolo file ICS come prenotazioni confermate ed esportare l’agenda di ogni membro del personale. Non esiste sincronizzazione con Google Calendar né con Outlook, né collegamento tramite accesso con l’account. «Outlook» è solo il nome che il pannello dà a un link ICS. Se si modifica o si cancella un evento nel calendario esterno, le prenotazioni di 4appointments non cambiano. Chi usa Google Calendar o Outlook continua quindi a gestire lì gli impegni personali e usa 4appointments per l’agenda delle prenotazioni.
Importare gli orari occupati tramite link ICS
Nella sezione dei calendari esterni un membro del team può sottoscrivere il calendario che già usa. Gli eventi bloccano quegli orari nella disponibilità, così nessuno prenota sopra.
- L’indirizzo ICS si ottiene nella propria app di calendario; si verifichi come si chiama l’opzione nell’interfaccia usata.
- Il link deve iniziare con https e ogni membro può sottoscrivere fino a 3 calendari.
- La lettura si ripete circa ogni 15 minuti, quindi l’aggiornamento non è immediato.
- Gli eventi contrassegnati come liberi vengono ignorati; bloccano solo quelli occupati.
- Gli eventi ricorrenti vengono letti, entro una finestra di poco più di due mesi.
Importare un file ICS come prenotazioni
Se l’agenda si trova altrove e si vuole trasferirla in una volta, la stessa sezione permette di importare un file ICS come prenotazioni confermate. L’importazione è unica e ha dei limiti: entrano solo gli eventi che iniziano entro i prossimi 60 giorni, il file non può superare i 2 MB e gli eventi passati o sovrapposti vengono ignorati. Il titolo dell’evento diventa il nome del cliente; e-mail e telefoni non vengono importati e vanno aggiunti a mano. Essendo l’importazione unica, non resta alcun collegamento attivo: gli eventi creati dopo nel vecchio calendario non arrivano. Si controlli il risultato prima di abbandonare la vecchia agenda.
Portare le prenotazioni sullo smartphone
Ogni membro del personale ha un proprio link ICS per l’esportazione. Sottoscrivendolo nel calendario dello smartphone, le prenotazioni compaiono accanto agli impegni personali. La frequenza con cui il calendario si aggiorna la decide l’app, non 4appointments. Le prenotazioni in sospeso compaiono come provvisorie e la nota che il cliente scrive prenotando può comparire nella descrizione dell’evento. Serve anche per consultare l’agenda sul computer senza aprire il pannello. Il link di ciascuno mostra solo le sue prenotazioni. Lo si tratti come riservato: chiunque ne conosca l’indirizzo può sottoscriverlo.
Domande frequenti
4appointments si sincronizza con Google Calendar?
No. Esiste la sottoscrizione di un link ICS, che importa gli orari occupati, e l’esportazione ICS dell’agenda di ogni membro del personale. Una modifica in Google non cambia le prenotazioni.
Funziona con Outlook o Microsoft 365?
Solo tramite link ICS, come qualsiasi altro calendario. Non c’è un collegamento nativo né l’accesso con l’account Microsoft.
Quanto tempo ci vuole perché una modifica si rifletta?
La lettura dei calendari esterni si ripete circa ogni 15 minuti. Nell’esportazione verso lo smartphone l’intervallo dipende dall’app di calendario usata.
I miei clienti vedono il mio calendario personale?
No. Gli eventi importati bloccano soltanto gli orari nella disponibilità; i clienti vedono solo gli orari liberi.
Vuole evitare prenotazioni sopra i suoi impegni?
Provi 4appointments e colleghi il suo calendario via ICS. I primi 12 mesi sono gratuiti, senza carta (vedi la pagina dei prezzi).
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