Domande frequenti sulle prenotazioni online

Basta creare un account. Poi si configurano servizi, collaboratori e orari e si ottiene una pagina pubblica di prenotazione con un link proprio per ogni attività. Il link non è un sottodominio né un indirizzo con il nome dell'attività; può essere inserito nel sito, nella bio o nella scheda di Google Business Profile. Non occorre installare nulla.

I primi 12 mesi sono gratuiti su tutti i piani, senza carta; dopo costa da 1 a 8 € al mese a seconda del piano — vedere la pagina dei prezzi. Non esiste un piano gratuito permanente. I limiti dei piani riguardano gli utenti del pannello, le aziende, lo spazio di archiviazione e le e-mail, non un numero massimo di collaboratori con agenda.

I quattro piani (Start, Plus, Pro e Premium) sono descritti nella pagina dei prezzi, con i limiti di ciascuno. Per passare a un piano superiore o inferiore si può usare l'area del proprio account o scriverci dalla pagina dei contatti; prima di decidere, verificare le condizioni applicabili al cambio.

È possibile contattarci tramite la pagina dei contatti del sito. Non indichiamo un tempo di risposta garantito.

Ogni piano prevede un limite di aziende per account; il limite di ciascun piano è indicato nella pagina dei prezzi.

Nei primi 12 mesi non viene richiesta alcuna carta. Dopo questo periodo l'importo è di 1–8 € al mese a seconda del piano, e i metodi di pagamento disponibili compaiono al momento della sottoscrizione. La pagina dei prezzi riporta gli importi attuali.

Ogni attività ha una pagina pubblica con un link proprio. I clienti vedono gli orari liberi e richiedono l'appuntamento da soli, a qualsiasi ora. La nuova prenotazione arriva come in sospeso e occupa l'orario finché il team non la conferma manualmente; la conferma non è automatica.

Non c'è sincronizzazione con Google Calendar né con Outlook. Esistono: l'iscrizione al link ICS di un calendario esterno (Google, Outlook, Apple), i cui eventi occupati bloccano gli orari e vengono letti circa ogni 15 minuti; l'importazione una tantum di un file .ics come prenotazioni confermate; e l'esportazione dell'agenda di ciascun collaboratore tramite link ICS. Le modifiche fatte in Google o Outlook non cambiano le prenotazioni.

Ogni collaboratore ha il proprio orario settimanale nella sezione Disponibilità, con eccezioni per giorni specifici e blocchi di giorni liberi o di fasce orarie. Ogni servizio ha inoltre il campo «Pausa (min)», una pausa aggiunta dopo ogni prenotazione. Non esiste un calendario dei giorni festivi: le festività vanno inserite come blocchi.

Per la pagina pubblica si possono impostare un preavviso minimo (di default 120 minuti) e un anticipo massimo (di default 60 giorni). Fuori da questa finestra il cliente non vede orari disponibili.

Sì. Ogni servizio ha nome, durata, prezzo, la pausa «Pausa (min)» e un proprio preavviso minimo e massimo. Il cliente sceglie il servizio e vede solo gli orari possibili. I servizi sono proposti per tutti i collaboratori: non è possibile associare certi servizi a certe persone.

Sì. Nella sezione Disponibilità si blocca un giorno, un periodo o una fascia oraria di un collaboratore, e gli orari bloccati non compaiono più nella pagina pubblica. Vengono rispettati anche i blocchi occupati dei calendari esterni sottoscritti tramite link ICS.

In parte. Si possono impostare il nome dell'attività, il logo (indicato tramite un indirizzo di immagine, senza caricamento di file) e il colore principale. Non ci sono fotografie né messaggio di benvenuto. La lingua della pagina pubblica dipende dal link: conviene verificarla prima di condividerlo.

No. Non c'è un widget incorporabile, né codice da incollare in un altro sito, né API pubblica, webhook o integrazione con Zapier. Il link della pagina di prenotazione si può condividere nel sito, nella bio o sui social.

Al momento non viene recapitata alcuna e-mail al cliente: né conferma, né promemoria, né avviso di modifica o annullamento. Il team conferma le richieste in sospeso e contatta il cliente con il mezzo che preferisce. Il link per gestire la prenotazione compare nella schermata di conferma che il cliente vede al momento della prenotazione.

No. Il sistema non invia promemoria ai clienti: per ricordare un appuntamento bisogna farlo in altro modo, per esempio per telefono o con un messaggio. I clienti possono conservare il link di gestione mostrato nella schermata di conferma.

Alcuni piani includono quote di SMS e WhatsApp di 4notify, ma il flusso di prenotazione non le utilizza: nessuna prenotazione invia SMS o messaggi WhatsApp al cliente. I limiti di ciascun piano sono nella pagina dei prezzi.

Sì, tramite il link di gestione mostrato nella schermata di conferma dopo la prenotazione. Non c'è un preavviso minimo configurabile: il cliente può annullare o spostare in qualsiasi momento. Il link non viene inviato per e-mail e, per le prenotazioni create dal team (e per le sedute di una serie), deve essere il team a copiarlo e inviarlo.

Nei piani attuali l'incasso online alla prenotazione non è disponibile. Acconto o pagamento anticipato vanno concordati fuori dallo strumento, e il team conferma la prenotazione manualmente una volta ricevuta la somma.

4appointments non ha lo stato «assente» né un contatore di assenze: le prenotazioni possono essere in sospeso, confermate o annullate. Per tenere traccia dei no-show bisogna farlo fuori dallo strumento, per esempio in un foglio a parte.

A schermo sì: dopo la prenotazione il cliente vede il riepilogo della richiesta e il link per spostare o annullare. Ma la prenotazione resta in sospeso finché il team non la conferma, e l'e-mail di conferma non viene recapitata. Una richiesta in sospeso non gestita viene annullata automaticamente 1 ora dopo la fine della fascia richiesta, senza avviso al cliente.

Nei piani attuali no. Nel codice è previsto solo il pagamento con carta; non ci sono PayPal, bonifico né metodi di pagamento locali. Il pagamento si concorda direttamente con il cliente, fuori dallo strumento.

Sì. Ogni collaboratore ha il proprio orario settimanale, le proprie eccezioni e un link di prenotazione proprio, e il calendario condiviso del team mostra l'agenda di tutti. Nella pagina pubblica l'opzione «Chiunque sia disponibile» sceglie il collaboratore con meno prenotazioni; non c'è assegnazione per competenze.

L'elenco delle sedi serve solo a mostrare gli indirizzi: la prenotazione non è collegata a una sede, la disponibilità non cambia per sede e il cliente non sceglie la sede al momento della prenotazione. Una soluzione pratica è creare un collaboratore per ogni sede, ciascuno con il proprio orario e il proprio link. Attenzione: i servizi sono proposti per tutti i collaboratori.

Sì. Il titolare dell'account imposta, in «Il mio team», i permessi di ogni membro per sezione e per azione (visualizzare, creare, modificare, eliminare) oppure concede l'accesso completo. Attivazione dei pagamenti e rimborsi sono riservati all'amministratore. Per impostazione predefinita il calendario del team è visibile a tutta l'azienda, con i nomi dei clienti; la visibilità si può limitare a team o a colleghi selezionati, oppure rendere privata.

Solo un semplice elenco clienti (nome, e-mail e telefono), compilato a mano: le prenotazioni fatte dalla pagina pubblica non creano voci nell'elenco, e il telefono inserito nel modulo pubblico non viene salvato. Non ci sono note interne, etichette né storico per cliente. La nota libera che il cliente scrive al momento della prenotazione non compare nel calendario né nell'elenco delle prenotazioni.

Non ci sono integrazioni con CRM, Zoom, webhook o Zapier. I collegamenti esistenti riguardano il calendario: iscrizione a calendari esterni tramite link ICS, importazione una tantum di un file .ics ed esportazione ICS dell'agenda di ciascun collaboratore. L'elenco delle prenotazioni si esporta in CSV, XML o PDF.

Si può esportare l'elenco delle prenotazioni (CSV, XML o PDF) ed eliminare un cliente dall'elenco clienti; le prenotazioni già effettuate mantengono nome ed e-mail. Non esistono esportazione né cancellazione dei dati per singola persona, né una casella di consenso nel modulo pubblico. Per gli obblighi della propria attività in materia di protezione dei dati, rivolgersi a un consulente legale; queste informazioni sono generali.