Was möglich ist und was nicht
Es gibt drei Dinge: belegte Zeiten aus einem externen Kalender importieren, eine einzelne ICS-Datei als bestätigte Buchungen importieren und den Kalender jedes Mitarbeiters exportieren. Eine Synchronisierung mit Google Kalender oder Outlook gibt es nicht, ebenso wenig eine Verbindung per Anmeldung. „Outlook“ ist nur die Bezeichnung für einen ICS-Link. Ändern oder löschen Sie einen Eintrag im externen Kalender, bleiben die Buchungen in 4appointments unverändert. Wer Google Kalender oder Outlook nutzt, verwaltet private Termine also weiterhin dort und führt in 4appointments den Buchungskalender.
Belegte Zeiten per ICS-Link importieren
Im Bereich für externe Kalender kann ein Teammitglied den Kalender abonnieren, den es ohnehin nutzt. Dessen Einträge blockieren dann die Zeiten in der Verfügbarkeit, damit niemand darüber bucht.
- Die ICS-Adresse holen Sie sich in Ihrer Kalender-App; prüfen Sie, wie die Option dort heißt.
- Der Link muss mit https beginnen, und jedes Mitglied kann bis zu 3 Kalender abonnieren.
- Der Abruf wiederholt sich etwa alle 15 Minuten, die Aktualisierung ist also nicht sofort sichtbar.
- Als „frei“ markierte Einträge werden ignoriert; nur belegte Einträge blockieren.
- Wiederkehrende Einträge werden berücksichtigt, in einem Zeitfenster von gut zwei Monaten.
Eine ICS-Datei als Buchungen importieren
Führen Sie Ihren Kalender bisher woanders und möchten ihn auf einmal übernehmen, können Sie im selben Bereich eine ICS-Datei als bestätigte Buchungen importieren. Der Import ist einmalig und hat Grenzen: Es werden nur Einträge übernommen, die in den nächsten 60 Tagen beginnen, die Datei darf höchstens 2 MB groß sein, und vergangene oder sich überschneidende Einträge werden ignoriert. Der Titel des Eintrags wird zum Namen des Kunden; E-Mail-Adressen und Telefonnummern werden nicht importiert und müssen Sie von Hand ergänzen. Da der Import einmalig ist, bleibt keine Verbindung bestehen: Später im alten Kalender angelegte Einträge kommen nicht an. Prüfen Sie das Ergebnis, bevor Sie den alten Kalender aufgeben.
Buchungen aufs Smartphone bringen
Jeder Mitarbeiter hat einen eigenen ICS-Link für den Export. Abonnieren Sie ihn im Kalender Ihres Smartphones, erscheinen die Buchungen neben Ihren privaten Terminen. Wie oft sich der Kalender aktualisiert, entscheidet die App, nicht 4appointments. Ausstehende Buchungen erscheinen als vorläufig, und die Notiz, die der Kunde bei der Buchung schreibt, kann in der Beschreibung des Eintrags auftauchen. So lässt sich der Kalender auch am Computer einsehen, ohne das Panel zu öffnen. Der Link jedes Mitarbeiters zeigt nur dessen eigene Buchungen. Behandeln Sie ihn vertraulich: Jeder, der die Adresse kennt, kann ihn abonnieren.
Häufig gestellte Fragen
Synchronisiert 4appointments mit Google Kalender?
Nein. Es gibt das Abonnieren eines ICS-Links, der belegte Zeiten importiert, und den ICS-Export des Kalenders jedes Mitarbeiters. Eine Änderung in Google ändert die Buchungen nicht.
Funktioniert es mit Outlook oder Microsoft 365?
Nur per ICS-Link, wie bei jedem anderen Kalender. Es gibt keine native Anbindung und keine Anmeldung mit dem Microsoft-Konto.
Wie lange dauert es, bis eine Änderung ankommt?
Externe Kalender werden etwa alle 15 Minuten abgerufen. Beim Export aufs Smartphone hängt das Intervall von Ihrer Kalender-App ab.
Sehen meine Kunden meinen privaten Kalender?
Nein. Importierte Einträge blockieren nur Zeiten in der Verfügbarkeit; Kunden sehen ausschließlich freie Zeiten.
Keine Buchungen mehr über private Termine?
Probieren Sie 4appointments aus und binden Sie Ihren Kalender per ICS ein. Die ersten 12 Monate sind kostenlos, ohne Karte (siehe Preisseite).
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