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Questions fréquentes sur la prise de rendez-vous en ligne
Réponses pour les pros qui prennent des rendez-vous : page de réservation, synchronisation calendrier, rappels SMS et e-mail, no-shows, paiements en ligne, équipes et multi-sites.
Onboarding et abonnements
De quoi ai-je besoin pour démarrer avec 4appointments ?
D'un e-mail et d'un nom d'activité. En quelques minutes, vous obtenez votre propre page de réservation 4appointments.net/votre-nom, prête à intégrer sur votre site, dans votre bio ou dans votre fiche Google Business Profile. Aucune installation ni matériel particulier.
Y a-t-il une période d'essai gratuite ?
Oui. 14 jours d'essai avec toutes les fonctionnalités — page publique, calendrier, rappels SMS et e-mail, synchro Google Calendar et jusqu'à 3 spécialistes. Pas de carte demandée à l'inscription ; vous choisissez votre formule après l'essai.
Puis-je changer de formule (upgrade/downgrade) à tout moment ?
Oui. Changement à tout moment depuis /pricing. La valeur restante de votre abonnement est créditée automatiquement sur la nouvelle formule, au prorata des jours. Vos données et votre page de réservation restent identiques.
Comment obtenir de l’aide pendant la configuration ?
Chat in-app avec notre équipe, documentation vidéo pas à pas pour chaque module et réponse garantie sous 24h jour ouvré. Les formules avec équipes plus larges incluent en plus des sessions d'onboarding 1-à-1 sans surcoût.
Puis-je gérer plusieurs activités depuis un seul compte ?
Oui. Depuis un seul compte, vous gérez plusieurs activités ou points de vente, chacun avec sa page de réservation, son calendrier et son équipe. Le basculement entre eux se fait en un clic dans la barre du haut.
Quels moyens de paiement acceptez-vous ?
Carte bancaire (Visa, Mastercard) ou virement contre proforma. Facturation mensuelle ou annuelle (remise sur l'annuel). Renouvellement automatique pour la continuité du service.
Réservation en ligne et calendrier
Comment fonctionne la page de réservation en ligne ?
Vous obtenez une page publique avec sa propre adresse, à placer sur votre site, dans votre bio ou dans votre fiche Google Business Profile. Les clients voient les créneaux libres en temps réel et réservent eux-mêmes, 24/7, sans appels et sans confirmation manuelle.
Puis-je synchroniser les rendez-vous avec Google Calendar ou Outlook ?
Oui. Le calendrier 4appointments se synchronise dans les deux sens avec Google Calendar et Microsoft Outlook. Les créneaux occupés dans votre agenda personnel bloquent automatiquement les créneaux publics — plus de double réservation.
Comment définir mes horaires et mes pauses ?
Dans les paramètres, vous définissez les horaires hebdomadaires par spécialiste et par site, les pauses déjeuner, les jours fermés et les congés. Le système refuse toute réservation hors de ces plages ; les exceptions pour des dates spéciales s'ajoutent en deux clics.
Comment sont gérés les fuseaux horaires pour des clients à l’étranger ?
La page de réservation détecte automatiquement le fuseau du client et affiche les créneaux dans son heure locale. Vous voyez toujours les rendez-vous dans votre propre fuseau. Idéal pour consultants, coachs et services en ligne avec clientèle internationale.
Puis-je définir plusieurs services avec leurs durées et tarifs propres ?
Oui. Ajoutez chaque service avec durée, prix, description et — en option — un buffer avant ou après. Le client choisit le service, le système calcule automatiquement le nombre de créneaux consécutifs nécessaires et n'affiche que les options possibles.
Puis-je fermer les réservations pour des jours ou créneaux précis ?
Oui. Bloquez un créneau, une journée ou une semaine entière en un clic pour congés, événements ou pauses. Les clients qui tentent de réserver dans cette plage voient directement la prochaine disponibilité, sans message d'erreur.
Puis-je personnaliser l’apparence de ma page de réservation ?
Oui. Logo, couleurs de marque, photos, descriptions par service et message d'accueil. Votre page est professionnelle et à votre image — pas un formulaire générique.
Existe-t-il une API ou un widget pour l'intégrer sur mon site ?
Oui. Widget embed pour WordPress, Webflow, Wix et autres constructeurs, plus une API REST pour intégrations sur mesure. Les données de réservation peuvent être tirées automatiquement dans votre CRM existant.
Rappels et no-shows
Comment les rappels SMS et e-mail réduisent-ils les no-shows ?
Chaque rendez-vous confirmé déclenche des rappels SMS et e-mail automatiques avant la visite. Le client confirme ou reprogramme en un clic, et le taux de présence augmente de 30 à 50 % par rapport à une gestion manuelle.
À quel moment les rappels sont-ils envoyés ?
Vous décidez. Par défaut, un rappel à 24h et un à 1h, mais vous pouvez modifier les horaires ou ajouter d'autres rappels (72h, à la réservation, etc.) par service ou par site.
Les rappels sont-ils inclus ou les SMS sont-ils facturés à part ?
Les e-mails sont illimités dans toutes les formules. Les SMS sont fournis en pack selon la formule ; au-delà, vous achetez des crédits supplémentaires via /pricing. Vous voyez votre solde en temps réel et ne payez que ce que vous utilisez.
Les clients peuvent-ils reprogrammer ou annuler eux-mêmes ?
Oui. Chaque confirmation contient un lien self-service pour reprogrammer ou annuler dans les règles que vous fixez (par ex. au moins 24h à l'avance). Le créneau libéré devient automatiquement disponible pour d'autres clients.
Puis-je demander un acompte à la réservation pour limiter les no-shows ?
Oui. Pour n'importe quel service, vous pouvez exiger un paiement intégral ou un acompte par carte au moment de la réservation. L'acompte réduit drastiquement les no-shows et couvre vos coûts si le client ne vient pas, selon la politique fixée.
Que se passe-t-il si un client ne se présente pas ?
Vous marquez le rendez-vous comme no-show en un clic. Le système conserve l'historique par client, vous alerte si quelqu'un a un schéma d'absences répétées et peut appliquer automatiquement des politiques (frais de no-show, blocage temporaire, paiement obligatoire à l'avance).
Une confirmation est-elle envoyée juste après la réservation ?
Oui. Le client reçoit immédiatement une confirmation par e-mail et SMS avec date, heure, service et lieu, plus un fichier .ics qui ajoute le rendez-vous directement à son calendrier (Google, Apple, Outlook).
Paiements, équipes et multi-sites
Les clients peuvent-ils payer en ligne au moment de la réservation ?
Oui. Connectez votre compte Stripe dans les paramètres et activez le paiement sur tout service — paiement intégral ou acompte. L'argent arrive directement sur votre compte bancaire ; les frais Stripe sont supportés par vous ou répercutés sur le client, à votre choix.
Puis-je gérer la prise de rendez-vous pour une équipe de plusieurs spécialistes ?
Oui. Chaque spécialiste a son propre calendrier, ses services et ses horaires. Le client choisit la personne souhaitée depuis la page de réservation, ou le système l'assigne automatiquement selon la disponibilité ou la charge.
Comment piloter plusieurs sites depuis un seul compte ?
Configurez chaque site avec son adresse, ses horaires, son équipe et ses services. Tous apparaissent sur votre page de réservation — le client choisit le plus pratique, vous voyez un calendrier consolidé dans le dashboard ou filtrez par site.
Puis-je donner différents accès à l’accueil, aux spécialistes et au manager ?
Oui. Les rôles sont entièrement configurables : le manager voit tout, le spécialiste voit son calendrier et ses clients, l'accueil peut prendre des rendez-vous mais sans accès aux rapports financiers. Permissions granulaires par utilisateur.
Disposé-je d'une base clients avec historique et notes ?
Oui. Chaque client a sa fiche avec l'historique complet des rendez-vous, des notes internes (visibles uniquement par l'équipe), ses préférences, sa valeur cumulée et son taux d'absences. Recherche instantanée par nom, e-mail ou téléphone.
Existe-t-il des intégrations avec d’autres apps ou des CRM existants ?
Oui. Intégrations natives avec Google Calendar, Outlook, Zoom (liens de visio auto-générés pour rendez-vous en ligne), Stripe, et webhooks pour chaque événement (réservation créée, payée, annulée). Plus une API REST pour CRM propriétaires.
Mes données et ma page sont-elles sécurisées et conformes au RGPD ?
Oui. Données chiffrées sur notre infrastructure (Hetzner, datacenter de Helsinki), sauvegardes quotidiennes et accès strict par rôle. Conformes RGPD — le client peut demander à tout moment export ou suppression, et vous disposez d'un journal d'audit des accès.