Ce que l’outil fait et ne fait pas
Le client qui possède le lien de gestion peut annuler ou reporter à tout moment, même peu avant l’heure, et le report n’a pas non plus de délai minimal. L’équipe peut annuler des réservations dans le panneau. Il n’existe ni statut « absent », ni compteur d’absences, ni encaissement ou remboursement de frais. Le lien de gestion n’apparaît que sur l’écran de confirmation du client et n’est pas envoyé par e-mail. Les rapports montrent le taux d’annulation, mais ne distinguent pas une absence d’une annulation faite à temps. Comme le système accepte toujours l’annulation, décider d’appliquer ou non une conséquence vous revient, et cela passe par un échange avec le client.
Les points à inclure dans la politique
Une politique courte, en langage simple, répond aux questions habituelles et évite les discussions sur le moment. Rédigez-la d’abord pour vous, puis vérifiez qu’un client la comprendrait dès la première lecture. Vous pouvez y inclure :
- Jusqu’à quand le client peut annuler ou reporter sans conséquence.
- Ce qui se passe en cas d’absence ou de prévenance tardive, par exemple perdre sa place ou devoir convenir d’un nouveau rendez-vous.
- Si les retards sont acceptés et combien de temps vous gardez le créneau.
- S’il existe une somme versée à l’avance et dans quelles conditions elle est rendue.
- Comment reporter : par le lien de gestion ou en contactant directement l’établissement.
Où communiquer la politique
La page de réservation n’ayant pas de champ dédié à la politique, utilisez les canaux que vous maîtrisez. Placez le texte sur votre site, près du bouton de réservation, et reprenez-le dans le message ou l’appel par lequel vous confirmez la réservation. Vous pouvez aussi l’afficher dans l’établissement, près de l’accueil ou du comptoir. Le champ de note du formulaire public est libre pour le client et ne permet pas à l’établissement d’y placer du texte. Mieux vaut que la politique soit connue avant la réservation, et pas seulement quand un problème survient, et que l’équipe l’applique toujours de la même manière.
Noter les absences sans statut dédié
L’outil n’ayant pas de statut d’absence, notez-les vous-même, dans un tableur ou un carnet, avec la date et le nom du client. Annuler la réservation dans le panneau libère le créneau, mais compte comme une annulation dans les rapports. Si vous envisagez de facturer des frais d’absence, vérifiez d’abord s’ils sont permis et à quelles conditions : 4appointments ne les encaisse pas. Exemple (à titre d’illustration) : « Vous pouvez annuler ou reporter jusqu’à la fin de la veille ; passé ce délai, la réservation suivante n’est acceptée qu’après un échange téléphonique. » Information générale, qui ne remplace pas un conseil juridique.
Questions fréquentes
Puis-je définir dans 4appointments un délai minimal pour annuler ?
Non. Le client qui possède le lien de gestion peut annuler ou reporter à tout moment. Le délai que vous fixez est une règle de votre établissement, communiquée en dehors de l’outil.
4appointments facture-t-il des frais au client absent ?
Non. Il n’y a ni encaissement de frais ni statut « absent ». Si vous appliquez une règle d’absence, l’enregistrement et l’éventuel encaissement sont à faire de votre côté, hors de l’outil.
Comment savoir que le client connaît ma politique ?
Communiquez-la avant la réservation, sur votre site, lors de la confirmation ou dans l’établissement. La page publique n’affiche pas de texte de politique défini par l’établissement.
Le client est-il prévenu quand j’annule une réservation ?
Non. L’annulation faite dans le panneau n’envoie aucun message au client. Prévenez-le directement, par téléphone ou par message.
Un agenda simple pour vos rendez-vous ?
Découvrez les forfaits de 4appointments. Les 12 premiers mois sont gratuits, sans carte (voir la page des tarifs) ; la politique d’annulation reste à définir de votre côté.
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