Come gestire la disponibilità dei collaboratori
Ogni collaboratore ha il proprio orario settimanale e le proprie eccezioni; la pagina pubblica mostra solo orari liberi.
Calendario & disponibilità
Gestire la disponibilità dei collaboratori significa impostare l'orario di ciascuno, in modo che la pagina pubblica mostri ai clienti solo gli slot in cui la persona scelta è davvero libera. Ecco come si fa oggi in 4appointments.
Crei un profilo per ogni collaboratore che riceve clienti. In Disponibilità imposti il suo orario settimanale: giorni di lavoro, ora di inizio e di fine, con valori diversi per giorno, per esempio fino alle 20:00 il martedì e il venerdì e fino alle 17:00 negli altri giorni. Ogni collaboratore ha un proprio orario e non eredita quello di un altro.
Per ferie, formazione o malattia aggiunga eccezioni: un giorno intero o solo una fascia oraria, segnati come blocco. Un giorno in cui la persona di solito non lavora si può aprire con un'eccezione, per esempio per un sabato in più. Questi inserimenti richiedono il permesso di modifica assegnato dal titolare del conto nella sezione del team.
Se la persona tiene un'agenda altrove, nel calendario esterno può abbonarsi al link ICS https di quel calendario. Gli eventi occupati bloccano l'agenda in 4appointments, con un ritardo di circa 15 minuti; ogni membro può abbonarsi a un massimo di tre calendari e gli eventi segnati come liberi vengono ignorati.
Sulla pagina pubblica il cliente sceglie un collaboratore preciso oppure «Chiunque sia disponibile». Con la seconda opzione il sistema assegna la prenotazione a chi è libero in quell'orario, dando la preferenza a chi ha meno prenotazioni. Non c'è distribuzione per competenze: ogni servizio compare per qualunque collaboratore.
Quando il team crea una prenotazione dal pannello, i controlli di preavviso e di intervallo non si applicano come sulla pagina pubblica. Verifichi sempre l'orario del collaboratore prima di salvare.
Da ricordare
- ✓Orario settimanale proprio per ogni collaboratore, con ore diverse per giorno
- ✓Eccezioni per ferie e assenze, per un giorno intero o per una sola fascia
- ✓Calendario esterno (link ICS) per bloccare le ore occupate in altre agende
- ✓Opzione «Chiunque sia disponibile» sulla pagina pubblica
Domande frequenti
Un collaboratore può lavorare in più sedi?+
L'orario è uno solo per collaboratore e la prenotazione non è legata a una sede. Se la persona lavora altrove in certi periodi, registri quei periodi come blocco in modo che non vengano offerti ai clienti.
Posso vedere quante prenotazioni ha ogni collaboratore?+
I report includono tabelle per collaboratore con prenotazioni confermate, annullate e in attesa. Non esiste un report sul tasso di occupazione.
I collaboratori vedono l'agenda dei colleghi?+
Dipende da permessi e visibilità del calendario del team. Per impostazione predefinita è a livello aziendale, con i nomi dei clienti; può restringerla a team o colleghi selezionati, oppure renderla privata.
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In 4appointments ogni collaboratore ha il proprio orario ed eccezioni, e la pagina pubblica mostra solo ciò che è libero. I primi 12 mesi sono gratuiti, senza carta.
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