Marcações online para psicólogos e psicoterapeutas: como organizar a agenda

Horários fixos, discrição e o que não deve ir escrito numa marcação.

Marcações por setor

Resposta curta

  1. Psicólogos e psicoterapeutas podem publicar uma página de marcações com ligação própria e deixar cada utente escolher um horário livre.
  2. Num consultório individual, um só colaborador com o seu horário semanal chega; numa clínica, cada profissional tem o seu.
  3. As sessões em horário fixo (semanais, quinzenais ou de 30 em 30 dias) são criadas pela equipa no painel, como marcação nova com «Recorrência».
  4. A 4appointments não envia lembretes, não cobra sinal online e não envia ligações de videochamada: estas partes têm de ser tratadas fora da ferramenta.

Em psicologia, o essencial da agenda é a regularidade: o mesmo dia e a mesma hora, semana após semana. O segundo ponto é a discrição, porque uma marcação é um texto que mais gente pode ver do que o próprio profissional.

Como se marca hoje

Muitos consultórios combinam a sessão seguinte no fim da sessão, e usam mensagens ou chamadas para novos pedidos. É simples e humano, mas obriga o profissional a responder entre sessões, e a primeira marcação de um novo utente costuma chegar fora do horário de trabalho.

Uma página de marcações não substitui esse contacto próximo. Serve para o novo pedido: o utente vê os horários livres e escolhe um.

Factos de funcionamento a ter em conta

  • Primeira consulta e consultas de acompanhamento são, por norma, serviços com durações diferentes: crie dois serviços e defina a duração de cada um.
  • Séries: para quem está em acompanhamento, a equipa cria no painel uma marcação nova com «Recorrência» semanal, quinzenal ou de 30 em 30 dias. Cada ocorrência ocupa o horário na agenda a partir do momento em que surge (cerca de 30 dias antes). Uma marcação já feita pela página não se transforma em série.
  • Um pedido novo entra como pendente e bloqueia o horário até o profissional o confirmar. Um pedido pendente que não seja confirmado é cancelado automaticamente cerca de uma hora depois do fim do horário pedido, sem mensagem ao utente.
  • Faltas: não existe estado «faltou» nem contador. O utente pode cancelar ou remarcar pela ligação da marcação sem prazo mínimo configurável, pelo que uma política de cancelamento só pode ser comunicada por si, fora da ferramenta (site, redes sociais ou mensagem), e cumprida por si.

Discrição: o que não escrever numa marcação

O formulário público tem um campo de nota livre que o utente pode preencher e que não se pode desativar. A nota fica guardada na marcação, mas o painel não a mostra. Mesmo assim, diga aos utentes, no site ou na mensagem com que partilha a ligação, que a usem só para o necessário para marcar e deixem o motivo da consulta para a sessão.

Quem vê a agenda também conta. Por defeito, o calendário de equipa tem visibilidade ao nível da empresa, com os nomes dos utentes, e há controlos de visibilidade (toda a empresa, equipas, colegas selecionados ou privado). Os membros da equipa que não estão ligados a um colaborador veem as agendas de todos, exceto as marcações privadas. Reveja estas opções antes de começar.

Não é uma ferramenta de registo clínico. Sendo dados sobre saúde, convém tratá-los com cuidado e por canais próprios. Questões de sigilo e deontologia devem ser esclarecidas junto da Ordem dos Psicólogos Portugueses.

Exemplo de configuração (consultório hipotético)

Exemplo ilustrativo, com valores inventados: um psicólogo com consulta presencial em dois dias por semana.

  • Serviço «Primeira consulta»: 60 minutos, 50 €; a política de cancelamento do consultório comunica-se fora da ferramenta (site, redes sociais ou mensagem).
  • Serviço «Consulta de acompanhamento»: 50 minutos, 45 €. Nos dois serviços, 10 minutos no campo «Intervalo (min)» entre utentes.
  • Horário: terça e quinta, 10:00–13:00 e 15:00–20:00, com dias livres lançados como bloqueios.
  • Antecedência mínima de 48 horas e máxima de 60 dias.
  • Utentes em acompanhamento: a equipa cria no painel uma marcação nova com «Recorrência» semanal, à terça às 18:00.

O que a 4appointments faz — e o que não faz

  • Faz: página pública com o nome, o logótipo e a cor do consultório.
  • Faz: serviços com nome, duração, preço e intervalo depois da marcação.
  • Faz: horário semanal por colaborador, com exceções e dias livres.
  • Faz: pedidos pendentes que ocupam o horário até confirmação manual, e séries criadas pela equipa.
  • Não faz: lembretes aos utentes, cobrança de sinal online, sala de videochamada, registo de faltas, nem notas clínicas.

E se atende online?

Para sessões à distância, o serviço pode ser marcado como online, mas a ferramenta não cria nenhuma ligação de reunião nem envia ao utente qualquer ligação de vídeo. Combine o meio com o utente por si, fora da marcação. Informação geral, não substitui aconselhamento jurídico.

Perguntas frequentes

Posso criar sessões semanais fixas para cada utente?+

Sim, pela equipa. No painel, cria uma marcação nova com «Recorrência» semanal, quinzenal ou de 30 em 30 dias. O utente não cria séries sozinho na página pública.

O utente pode cancelar sem aviso?+

Pode. O cancelamento e a remarcação pela ligação não têm prazo mínimo configurável. A política do consultório tem de ser comunicada por si, fora da ferramenta, e não é imposta pela ferramenta.

Posso pedir um sinal para reduzir as faltas?+

Não pela 4appointments, que hoje não permite cobrança online. Qualquer quantia adiantada teria de ser combinada e recebida fora da ferramenta, dizendo por escrito se é «sinal» ou adiantamento do preço (ver a página sobre sinal e adiantamento).

O que devo escrever na nota da marcação?+

O mínimo para marcar. Evite o motivo da consulta ou outros dados de saúde, e lembre que o painel não mostra essa nota à equipa.

Fontes consultadas

Ver também

Organize a agenda do seu consultório

A página de preços lista os quatro planos (1 €, 2 €, 4 € e 8 € por mês); os primeiros 12 meses são gratuitos, sem cartão.

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