Lembretes de marcações: o que a 4appointments faz hoje e como lembrar os clientes

O que a 4appointments faz e não faz hoje

Quando um cliente marca pela página pública, a marcação fica pendente e ocupa o horário até a equipa a confirmar. Essa confirmação, tal como a recusa, não gera nenhuma mensagem para o cliente. O mesmo se aplica a cancelamentos e alterações feitos pela equipa. Alguns planos incluem quotas de SMS e WhatsApp da 4notify, mas o fluxo de marcações não as utiliza. Por isso, não parta do princípio de que o cliente recebe alguma coisa por si: se quiser que se lembre da marcação, tem de o contactar pelos seus meios.

Dar ao cliente o essencial no momento da marcação

A melhor altura para evitar esquecimentos é a própria marcação. Diga ao cliente, de viva voz ou no seu site, quando e como será contactado. Há dois pormenores que convém conhecer:

• A ligação para cancelar ou remarcar aparece no ecrã de confirmação do cliente e não lhe é enviada por e-mail. Sugira que a guarde.
• Nas marcações criadas pela equipa, o cliente não vê esse ecrã: copie a ligação de gestão e envie-a por si.
• O número de telemóvel escrito no formulário público não fica guardado; peça o contacto preferido ao confirmar a marcação.

Uma rotina manual para o dia anterior

Uma rotina curta, feita sempre à mesma hora, funciona melhor do que um esforço ocasional. Um exemplo de passos possíveis:

• Abra a lista de reservas do dia seguinte no painel, ou imprima-a depois de a exportar em PDF.
• Contacte cada cliente pelo canal que ele indicou: telefonema, mensagem pessoal ou e-mail da sua própria conta.
• Peça uma resposta curta a confirmar a presença, para saber com quem pode contar.
• Se alguém cancelar, anule a marcação no painel para o horário voltar a ficar livre.
• Repita na mensagem o serviço, a data, a hora e o local, para o cliente não ter de procurar.

Lembretes para a equipa, através do calendário

Cada prestador tem uma ligação ICS própria, que pode subscrever no calendário do telemóvel. Assim, as marcações aparecem no calendário pessoal e este pode mostrar alertas ao prestador. Isto lembra a equipa, não o cliente, e a atualização depende do intervalo de verificação da sua aplicação de calendário. As marcações pendentes surgem assinaladas como provisórias. Obtenha a ligação ICS do prestador no painel (confirme onde a encontra na sua conta) e use a opção de subscrição de calendário da sua aplicação. É útil a quem atende sozinho e quer ver o dia ao lado dos compromissos pessoais.

Lembretes e comunicação promocional

Enviar uma mensagem de serviço, como lembrar uma marcação já combinada, não é o mesmo que enviar publicidade. O regime aplicável em Portugal trata as duas situações de forma diferente. Antes de usar a lista de clientes para outro fim, como divulgar novidades ou promoções, veja o guia sobre lembretes e marketing e confirme o que a lei exige. Uma mensagem de serviço deve limitar-se ao que o cliente precisa saber. Na prática, use uma mensagem curta com o serviço, a data, a hora e a forma de cancelar, sem juntar ofertas ou novidades. Informação geral, não substitui aconselhamento jurídico.

Perguntas frequentes