O que é possível e o que não é
Existem três coisas: importar horários ocupados de um calendário externo, importar um ficheiro ICS único como marcações confirmadas e exportar a agenda de cada prestador. Não existe sincronização com o Google Calendar nem com o Outlook, nem ligação por início de sessão. «Outlook» é apenas o nome que o painel dá a uma ligação ICS. Se alterar ou apagar um evento no calendário externo, as marcações da 4appointments não são modificadas. Quem usa o Google Calendar ou o Outlook continua, por isso, a gerir os compromissos pessoais nessa aplicação e usa a 4appointments para a agenda de marcações.
Importar horários ocupados por ligação ICS
No separador «Calendário externo», um membro da equipa pode subscrever o calendário que já usa. Os eventos passam a bloquear esses horários na disponibilidade, para que ninguém marque por cima.
- Obtenha o endereço ICS na sua aplicação de calendário; confirme o nome da opção na interface que usa.
- A ligação tem de começar por https e cada membro pode subscrever até 3 calendários.
- A leitura repete-se cerca de cada 15 minutos, por isso a atualização não é imediata.
- Os eventos marcados como livres são ignorados; só os ocupados bloqueiam.
- Os eventos que se repetem são lidos, dentro de uma janela de cerca de dois meses.
Importar um ficheiro ICS como marcações
Se tiver uma agenda noutro sítio e quiser passá-la de uma vez, o mesmo separador permite importar um ficheiro ICS como marcações confirmadas. A importação é única e tem limites: só entram eventos que comecem nos 60 dias seguintes, o ficheiro não pode passar dos 2 MB e eventos passados ou sobrepostos são ignorados. O título do evento passa a ser o nome do cliente e não são importados e-mails nem telefones, pelo que terá de os acrescentar à mão. Como a importação é única, não fica a ligação ativa: eventos criados depois no calendário antigo não entram. Confira o resultado antes de abandonar a agenda antiga.
Levar as marcações para o telemóvel
Cada prestador tem uma ligação ICS própria para exportação. Ao subscrevê-la no calendário do telemóvel, as marcações passam a aparecer ao lado dos compromissos pessoais. A frequência com que o calendário se atualiza é decidida pela aplicação, não pela 4appointments. As marcações pendentes surgem como provisórias e a nota que o cliente escreve ao marcar pode aparecer na descrição do evento. Serve também para consultar a agenda no computador, sem abrir o painel. Para cada pessoa da equipa, a sua própria ligação mostra só as suas marcações. Trate esta ligação como confidencial: qualquer pessoa com o endereço consegue subscrevê-la.
Perguntas frequentes
A 4appointments sincroniza com o Google Calendar?
Não. O que existe é a subscrição de uma ligação ICS, que importa horários ocupados, e a exportação ICS da agenda de cada prestador. Uma alteração no Google não muda as marcações.
Funciona com o Outlook ou o Microsoft 365?
Apenas por ligação ICS, tal como qualquer outro calendário. Não há ligação nativa nem início de sessão com a conta Microsoft.
Quanto tempo demora a refletir uma alteração?
A leitura de calendários externos repete-se cerca de cada 15 minutos. Na exportação para o telemóvel, o intervalo depende da aplicação de calendário que usar.
Os meus clientes veem o meu calendário pessoal?
Não. Os eventos importados só bloqueiam horários na disponibilidade; os clientes veem apenas os horários livres.
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