O que a ferramenta faz e não faz
O cliente que tem a ligação de gestão pode cancelar ou remarcar a qualquer momento, mesmo pouco antes da hora, e a remarcação também não tem prazo mínimo. A equipa pode anular marcações no painel. Não existe estado «faltou», nem contador de faltas, nem cobrança ou reembolso de taxas. A ligação de gestão só aparece no ecrã de confirmação do cliente e não é enviada por e-mail. Os relatórios mostram a taxa de cancelamento, mas não distinguem uma falta de um cancelamento feito a tempo. Como o sistema aceita sempre o cancelamento, a decisão de aplicar ou não uma consequência é sua e passa por falar com o cliente.
Que pontos incluir na política
Uma política curta, em linguagem simples, responde às dúvidas habituais e evita discussões no momento. Escreva-a primeiro para si e depois verifique se um cliente a entenderia à primeira leitura. Pode incluir:
- Até quando o cliente pode cancelar ou remarcar sem consequências.
- O que acontece em caso de falta ou de aviso tardio, por exemplo perder a vez ou ter de combinar nova marcação.
- Se aceita atrasos e durante quanto tempo guarda o horário.
- Se existe valor adiantado e em que condições é devolvido.
- Como remarcar: pela ligação de gestão ou contactando diretamente o negócio.
Onde comunicar a política
Como a página de marcações não tem um campo próprio para a política, use os canais que controla. Ponha o texto no seu site, junto ao botão de marcação, e repita-o na mensagem ou chamada em que confirma a marcação. Pode afixá-lo no estabelecimento, junto à receção ou ao balcão. O campo de nota do formulário público é livre para o cliente e não permite ao negócio colocar texto. Convém que a política seja conhecida antes da marcação, não só depois de surgir um problema, e que a equipa a aplique sempre da mesma maneira.
Registar faltas sem estado próprio
Como a ferramenta não tem estado de falta, registe-as por si, numa folha de cálculo ou num caderno, com a data e o nome do cliente. Anular a marcação no painel liberta o horário, mas conta como cancelamento nos relatórios. Se pensa cobrar uma taxa de falta, veja primeiro o guia sobre a validade dessa taxa: a 4appointments não a cobra. Exemplo (ilustrativo): «Pode cancelar ou remarcar até ao fim do dia anterior; depois disso, a próxima marcação só é aceite após contacto telefónico.» Informação geral, não substitui aconselhamento jurídico.
Perguntas frequentes
Posso definir na 4appointments um prazo mínimo para cancelar?
Não. O cliente que tem a ligação de gestão pode cancelar ou remarcar a qualquer momento. O prazo que definir é uma regra do negócio, comunicada fora da ferramenta.
A 4appointments cobra uma taxa ao cliente que falta?
Não. Não há cobrança de taxas nem estado «faltou». Se aplicar uma regra de faltas, o registo e a eventual cobrança são feitos por si, fora da ferramenta.
Como sei que o cliente conhece a minha política?
Comunique-a antes da marcação, no seu site, no momento da confirmação ou no próprio estabelecimento. A página pública não mostra um texto de política definido pelo negócio.
O cliente recebe um aviso quando eu anulo uma marcação?
Não. A anulação feita no painel não envia nenhuma mensagem ao cliente. Avise-o diretamente, por telefone ou por mensagem.
Quer uma agenda simples para as suas marcações?
Veja os planos da 4appointments. Os primeiros 12 meses são gratuitos, sem cartão (ver página de preços); a política de cancelamento fica definida por si.
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