Como passar do Excel para marcações online?
Leve para a página de marcações só o que interessa, sem copiar a folha de cálculo inteira.
Migração
Resposta curta
- Use a folha de Excel como lista de trabalho: pegue só nas colunas de que a 4appointments precisa e deixe o resto.
- A 4appointments não importa ficheiros Excel nem CSV: clientes e marcações futuras introduzem-se à mão; só um ficheiro .ics de calendário pode entrar em bloco.
- Mapeie cada coluna para um campo: serviço, duração, profissional, horário e bloqueios.
- Introduza só as marcações futuras e os clientes que ainda vai atender; o histórico fica na folha.
- Mantenha a folha em paralelo durante cerca de duas semanas e confirme que as duas agendas coincidem antes de a arquivar.
Uma folha de cálculo serve enquanto uma só pessoa a preenche. Os problemas começam com dois ficheiros abertos, dados de dias diferentes ou clientes que pedem um horário que já foi ocupado. Este guia mostra como levar o essencial para a página de marcações.
O que se perde numa folha de cálculo
- O cliente não vê os horários livres e tem de perguntar.
- Duas pessoas podem escrever o mesmo horário em ficheiros diferentes.
- Nada impede uma marcação fora do horário de trabalho ou durante uma folga.
- A versão certa do ficheiro depende de quem o guardou por último.
| Coluna da folha | Onde fica na 4appointments | Observação |
|---|---|---|
| Nome do cliente | Lista de clientes | Introdução manual |
| Telemóvel e e-mail | Lista de clientes | Introdução manual; o telefone do formulário público não fica guardado |
| Serviço | Serviços | Nome, duração e preço |
| Duração | Serviço | Definida em cada serviço |
| Profissional | Colaborador | Cada colaborador tem horário próprio |
| Data e hora | Marcação criada pela equipa | Uma a uma; só um ficheiro .ics de calendário pode ser importado em bloco |
| Notas | Sem equivalente | A ficha do cliente não tem notas; mantenha-as na folha arquivada |
| Estado | Pendente, confirmada ou cancelada | Só estes três estados |
| Faltou | Sem equivalente | Não existe estado «faltou» |
Mapa de colunas: da folha para a 4appointments
A tabela abaixo mostra onde fica cada coluna típica de uma agenda em Excel. As diferenças mais importantes são duas: a ficha do cliente não tem campo de notas e a marcação só tem três estados.
Passo a passo para migrar
Siga esta ordem para não introduzir duas vezes os mesmos dados:
- Ordene a folha por data e filtre só as marcações a partir de hoje.
- Crie os serviços (nome, duração, preço) e os colaboradores.
- Defina o horário semanal de cada colaborador e os bloqueios conhecidos.
- Introduza os clientes com marcações futuras: nome, e-mail e telefone.
- Crie as marcações futuras, das mais próximas para as mais distantes.
- Guarde uma cópia da folha apenas para leitura e divulgue a ligação de marcações.
Se as marcações também estavam num calendário
Se as marcações da folha também estavam num calendário (por exemplo Google Calendar, Outlook ou Apple Calendar), pode importá-lo para a 4appointments como bloqueios. Copie a ligação ICS privada desse calendário e cole-a na separação «Calendário externo» da gestão (ou na página «Sincronização»; no máximo 3 calendários por colaborador). Só são aceites ligações https, a leitura repete-se a cada cerca de 15 minutos e os eventos marcados como livres são ignorados.
Atenção ao alcance: pela ligação ICS os eventos entram como horários ocupados, não como marcações com cliente. Para trazer os eventos futuros como marcações, exporte o calendário em .ics e use a importação única em «Calendário externo» («Importar como marcações confirmadas»): o título do evento fica como nome do cliente, sem e-mail nem telefone, e os eventos passados ou sobrepostos são ignorados. Nenhuma das duas vias traz o histórico.
Como não voltar à folha
Durante as duas semanas em paralelo, escolha uma agenda de referência: o painel. Qualquer pedido que chegue por telefone ou ao balcão é introduzido primeiro no painel. A folha serve apenas para consulta, e convém bloquear a edição para que ninguém escreva nela por hábito.
Uma marcação nova da página pública entra como pendente e ocupa o horário até a confirmar. Como a confirmação não envia mensagem ao cliente, responda-lhe pelo canal habitual.
Como a 4appointments ajuda — e o que não faz
- Serviços com duração e preço.
- Horários por colaborador, exceções, dias livres e bloqueios; importação de bloqueios por ICS, importação única de um ficheiro .ics como marcações e exportação ICS por colaborador.
- Lista de clientes introduzida à mão; as marcações da página pública não criam fichas de cliente.
- Relatórios simples de marcações confirmadas, canceladas e pendentes, e taxa de cancelamento.
- Não importa ficheiros Excel ou CSV e não tem campo de notas na ficha do cliente.
Perguntas frequentes
Posso importar um ficheiro CSV ou Excel?+
Não. Não existe importação de ficheiros Excel ou CSV nem de clientes; as marcações só entram em bloco por um ficheiro .ics (importação única). Introduz-se à mão só o que ainda vai ser usado, o que costuma reduzir bastante o trabalho.
Posso manter o Excel para outros fins?+
Sim. A folha pode continuar a servir para outros controlos; o que deve deixar de ser é a agenda de marcações, para não haver duas fontes.
O telefone escrito no formulário público fica guardado?+
Hoje não. Se precisa do número, peça-o ao cliente quando o contactar e registe-o na ficha de cliente.
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Leve só o essencial
Crie os serviços e os horários e introduza as marcações futuras. Os primeiros 12 meses não pedem cartão; veja os planos na página de preços.
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