Como mudar de software de marcações sem perder o fio à meada?
Uma checklist independente de fornecedor, com o que levar à mão para a 4appointments.
Migração
Resposta curta
- Antes de mudar, exporte contactos e marcações futuras do software antigo e guarde uma cópia.
- A 4appointments não importa clientes; os dados passam-se à mão: nomes, contactos, serviços, durações, horários e bloqueios. As marcações futuras criam-se à mão ou, se o software antigo exportar um ficheiro .ics, importam-se de uma vez como marcações confirmadas (importação única em «Calendário externo»).
- Os bloqueios do calendário antigo podem entrar por ligação ICS, lida a cada cerca de 15 minutos.
- Use os dois sistemas em paralelo durante cerca de duas semanas e só cancele a subscrição antiga depois.
- Avise os clientes de que a ligação de marcação mudou e atualize todos os sítios onde a ligação antiga aparece.
Mudar de software é sobretudo uma tarefa de organização: saber o que existe, o que se leva e quando se corta. Esta checklist não depende do fornecedor de origem. Os prazos indicados são pontos de partida ilustrativos.
Antes de começar: o inventário
Abra o software atual e faça uma lista do que existe nele. Verifique também, nos termos do contrato em vigor, como se exportam dados e com que antecedência se cancela.
- Lista de clientes com nome, e-mail e telefone.
- Serviços, durações e preços.
- Horário de cada profissional e bloqueios (férias, formações).
- Marcações futuras, com data, hora, serviço e profissional.
- Sinais ou pagamentos já recebidos por marcações futuras.
- Notas que tenha guardado sobre clientes.
| Dado do software antigo | O que fazer na 4appointments |
|---|---|
| Lista de clientes | Introduzir à mão (nome, e-mail, telefone); não há importação |
| Marcações futuras | Criar à mão, pela equipa, ou importar um ficheiro .ics exportado do software antigo (importação única, só eventos dos próximos 60 dias, ficheiro até 2 MB; o título do evento fica como nome do cliente) |
| Histórico de marcações | Não migra; guarde o ficheiro exportado |
| Bloqueios e calendário | Importar por ligação ICS (leitura a cada cerca de 15 minutos) |
| Sinais ou pagamentos recebidos | A cobrança online não está disponível; acerte-os no sistema antigo ou no local |
| Notas de clientes | A ficha do cliente não tem notas; a nota escrita ao criar a marcação fica guardada, mas o painel não a mostra depois. Mantenha as notas no ficheiro exportado |
Checklist em dez passos
- Exporte o que o software antigo permitir e guarde uma cópia fora dele.
- Crie na 4appointments os colaboradores e os serviços.
- Defina o horário semanal de cada colaborador e a antecedência mínima e máxima.
- Registe bloqueios e folgas; se tiver um calendário externo, importe-o por ligação ICS.
- Introduza os clientes que ainda vai atender.
- Crie as marcações futuras à mão, das mais próximas para as mais distantes, ou importe um ficheiro .ics exportado do software antigo.
- Faça marcações de teste pela página pública, de um telemóvel, e abra a ligação para ver a língua em que aparece.
- Escolha a data de corte e avise os clientes da nova ligação.
- Use os dois sistemas em paralelo durante cerca de duas semanas.
- Depois da data de corte, desative a página antiga e cancele a subscrição.
Onde a ligação antiga aparece
A ligação antiga raramente está num só sítio. Percorra a lista seguinte e substitua em cada local, para não enviar clientes para uma página que deixa de funcionar.
- Biografia do Instagram e página do Facebook.
- Perfil da Empresa Google.
- Site próprio e assinatura de e-mail.
- Mensagens guardadas e respostas prontas.
- Cartões de visita, folhetos e montra.
Período em paralelo e data de corte
Exemplo ilustrativo: na primeira semana, os pedidos novos vão para a ligação nova e as marcações já existentes ficam no sistema antigo. Na segunda semana, passa para o painel tudo o que ainda faltava e compara as duas agendas dia a dia. No fim, desativa a página antiga.
A regra de ouro é ter uma agenda de referência: o painel novo. Qualquer pedido por telefone ou ao balcão entra primeiro nele. Lembre-se de que as marcações da página pública entram como pendentes e ocupam o horário até serem confirmadas, e de que a confirmação não envia mensagem ao cliente.
Como a 4appointments ajuda — e o que não faz
- Página pública de marcações com ligação própria, personalizada com nome, logótipo e cor.
- Serviços, horários por colaborador, exceções e bloqueios; importação de bloqueios por ICS e exportação ICS por colaborador.
- Marcações pendentes até confirmação manual, com cancelamento e remarcação pelo cliente através de uma ligação.
- Relatórios simples por dia e por serviço, com taxa de cancelamento.
- Não importa clientes nem dados de outro software (exceto ficheiros .ics de calendário), não tem cobrança online e não envia mensagens automáticas aos clientes.
Perguntas frequentes
Quanto tempo devo manter o software antigo?+
Até todas as marcações futuras que ficaram no sistema antigo terem passado; duas semanas é um ponto de partida ilustrativo, a ajustar à antecedência com que os seus clientes marcam.
Existe importação automática a partir de outro software?+
Não. A 4appointments não tem importação de clientes nem importação direta de nenhum software. As marcações futuras passam-se à mão ou, se o software antigo as exportar em .ics, por importação única de ficheiro .ics; o resto faz-se à mão, como descrito na checklist.
E se o software antigo cobrava sinais?+
Resolva os sinais já recebidos antes do corte, no sistema antigo ou diretamente com o cliente. A cobrança online não está disponível na 4appointments hoje.
Ver também
Comece pelo inventário
Liste serviços, horários e marcações futuras e faça um teste na 4appointments antes de cancelar o software antigo. Os planos e os primeiros 12 meses sem cartão estão descritos na página de preços.
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