Como passar da agenda de papel para marcações online sem perder clientes?

Sete passos para trocar o papel pelo ecrã sem deixar nenhuma marcação pelo caminho.

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Resposta curta

  1. Passe da agenda de papel para o online em sete passos, mantendo as duas agendas em paralelo durante cerca de duas semanas.
  2. Comece por listar serviços, durações e horários; só depois publique a ligação de marcações.
  3. A 4appointments não importa clientes nem agendas em papel: as marcações futuras e a lista de clientes têm de ser introduzidas à mão (só um ficheiro .ics de um calendário digital pode ser importado como marcações).
  4. Introduza primeiro as marcações das duas semanas seguintes e deixe as mais distantes para depois da data de arranque.
  5. Avise os clientes por mensagem sua e só desligue o papel quando as duas agendas coincidirem.

A agenda de papel guarda mais do que horas: guarda hábitos, abreviaturas e notas à margem. Por isso a passagem faz-se por fases e não de um dia para o outro. Os números dos exemplos abaixo são ilustrativos.

Sete passos para a passagem

  1. Liste os serviços com nome, duração e preço.
  2. Registe o horário semanal de cada pessoa da equipa, incluindo pausas.
  3. Anote os bloqueios já conhecidos: férias, formações e encerramentos.
  4. Crie a página de marcações e teste-a com uma marcação feita por si, num telemóvel.
  5. Introduza à mão as marcações que já estão no papel, das mais próximas para as mais distantes.
  6. Avise os clientes de que existe uma ligação nova para marcar.
  7. Durante duas semanas use as duas agendas; passado esse prazo, desligue o papel.

O que copiar do papel e o que deixar

Leve para o painel apenas o que ainda vai ser usado: nomes e contactos dos clientes que vai atender, serviços e durações, horários, bloqueios e marcações futuras. As marcações passadas não precisam de ser introduzidas; guarde o caderno.

A lista de clientes é manual e as marcações feitas na página pública não criam fichas de cliente. Há ainda um pormenor: o número de telefone escrito no formulário público não fica guardado hoje. Se precisa dele, peça-o ao cliente quando o contactar e registe-o na ficha de cliente, que a equipa preenche à mão.

Exemplo: uma barbearia com três profissionais e cerca de 40 marcações futuras (números ilustrativos) pode reservar uma tarde para as introduzir, começando pela semana em curso.

Como avisar os clientes sem os perder

Avise antes da data de arranque e use as palavras que já usa com os clientes. Exemplo de mensagem: «A partir de segunda-feira pode marcar em [ligação]. Pode continuar a ligar para o [número] se preferir.» Quem já tem marcação no papel mantém-na; só os pedidos novos seguem pela ligação.

Faça o teste da marcação num telemóvel e veja a página como o cliente a vê. Como a língua da página pública depende da indicação na ligação, o texto pode não aparecer em português; por isso, não prometa uma página em português antes de ter visto o resultado.

Período em paralelo: como evitar duplicações

O risco das duas semanas é dar o mesmo horário duas vezes: uma por telefone, anotada no papel, e outra online. A regra mais simples é registar primeiro no painel qualquer marcação pedida por telefone ou ao balcão, e só depois escrevê-la no papel. O painel passa a ser a agenda de referência.

Lembre-se de que uma marcação nova da página pública entra como pendente e já ocupa o horário. Combine quem verifica os pedidos pendentes e quando, por exemplo de manhã e a meio da tarde. Como a confirmação não envia mensagem ao cliente, responda-lhe pelo canal que já usa. Os pedidos pendentes cujo horário terminou há mais de uma hora são cancelados pelo sistema.

Se também usava um calendário digital ao lado do papel, pode trazer os seus compromissos como bloqueios através da ligação ICS desse calendário; a leitura repete-se a cada cerca de 15 minutos. Também pode importar de uma vez um ficheiro .ics desse calendário como marcações confirmadas (importação única, na separação «Calendário externo»): o título do evento fica como nome do cliente, sem e-mail nem telefone.

Como a 4appointments ajuda — e o que não faz

  • Página pública de marcações com ligação própria do negócio, personalizada com nome, logótipo e cor, e uma ligação por colaborador se quiser.
  • Serviços com duração e preço; horário semanal, exceções, dias livres e bloqueios por colaborador.
  • Antecedência mínima (120 minutos por defeito) e máxima (60 dias por defeito) configuráveis na página pública.
  • Marcações novas pendentes até confirmação manual; o cliente pode cancelar ou remarcar através de uma ligação que aparece no ecrã de confirmação.
  • Não importa clientes nem agendas em papel (só ficheiros .ics de calendários digitais), não envia mensagens automáticas aos clientes e não tem aplicação móvel; o painel funciona no navegador.

Perguntas frequentes

Posso importar a agenda de papel para a 4appointments?+

Não. O papel não tem formato que se possa importar e o produto não tem importação de clientes nem de agendas em papel (só importa ficheiros .ics de calendários digitais). As marcações futuras do papel introduzem-se uma a uma, pela equipa.

Quanto tempo devo manter o papel?+

Até o caderno e o painel coincidirem. Para a maioria dos negócios pequenos, duas semanas costuma chegar (prazo ilustrativo); se ainda houver diferenças, prolongue.

E se um cliente não quiser usar a ligação?+

Sem problema: aceite o pedido por telefone ou ao balcão e crie a marcação no painel, onde ocupa o horário como qualquer outra.

Ver também

Comece pelo teste da página

Configure um serviço e um horário e faça uma marcação de teste antes de avisar os clientes. A página de preços indica o que inclui cada plano e como funcionam os primeiros 12 meses, sem cartão.

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