Como deixar de marcar por WhatsApp e telefone e passar a usar uma página de reservas?

Resposta curta

1. Não precisa de desligar o WhatsApp nem o telefone: passe a responder com a ligação da página de reservas em vez de negociar horários.
2. A 4appointments não envia nem recebe mensagens por WhatsApp ou SMS; a ligação partilha-se à mão.
3. O cliente escolhe o serviço, o profissional e um horário livre; o pedido entra como pendente e a equipa confirma.
4. Como a confirmação não gera mensagem ao cliente, responda-lhe pelo canal onde ele escreveu.
5. Reduza o atendimento por telefone por fases, indicando um horário em que ainda atende.

Porque é que marcar por mensagem desgasta

Cada marcação por mensagem costuma exigir várias trocas. Exemplo: «Tem quinta à tarde?», «Só às 16 horas», «Só posso depois das 18», «Então sexta de manhã?». São quatro mensagens para um único pedido, e a resposta depende de quem está atento ao telemóvel naquele momento.

Numa página de reservas, o cliente vê os horários que existem de facto e escolhe sozinho. A equipa só intervém para confirmar. O telefone fica para o que exige conversa.

Plano em seis passos

1. Monte na 4appointments os serviços, os horários, a equipa e os bloqueios.
2. Faça duas marcações de teste pela ligação pública, de um telemóvel que não seja o seu.
3. Prepare a mensagem-modelo com a ligação (exemplo na secção seguinte).
4. Coloque a ligação onde os clientes já o encontram: redes sociais, assinatura de e-mail, cartão de visita, montra.
5. Responda a cada pedido novo com a ligação; se o cliente insistir, introduza a marcação no painel.
6. Passadas duas semanas, defina horas em que o telefone atende apenas casos complexos ou urgentes.

Mensagem-modelo e clientes que preferem ligar

Exemplo de mensagem: «Bom dia! Pode ver os horários livres e marcar em [ligação]. Se preferir, ligue-nos entre as 9 e as 11 horas.» Se usa o WhatsApp Business, pode guardar este texto como resposta pronta; é uma função do WhatsApp, não da 4appointments.

Há clientes que continuarão a ligar, e está certo. Introduza as marcações por eles: a equipa pode criar marcações no painel, incluindo marcações recorrentes semanais, de duas em duas semanas ou de 30 em 30 dias (a repetição define-se ao criar a marcação nova). A página é pensada para quem prefere marcar sozinho, não para impedir quem prefere falar.

O que muda na confirmação

Uma marcação feita na página entra como pendente e ocupa o horário até a equipa a confirmar ou a rejeitar. Decida em que momentos do dia verifica os pendentes, por exemplo ao abrir e a meio da tarde. A confirmação no painel não envia mensagem ao cliente; use a mesma conversa de WhatsApp ou o telefone para o avisar.

Antes de enviar a ligação por mensagem, abra-a num telemóvel e veja o texto que o cliente vai ler: a língua da página pública depende da indicação na ligação, e a 4appointments não garante que apareça em português.

Como a 4appointments ajuda — e o que não faz

• Página pública com ligação própria do negócio e uma ligação por colaborador, com a opção «Qualquer pessoa disponível».
• Serviços com duração e preço; horários por colaborador com exceções e bloqueios.
• Antecedência mínima e máxima configuráveis, para o cliente não marcar para daqui a minutos ou para daqui a meses.
• Calendário e agenda partilhada da equipa no painel; marcações recorrentes criadas pela equipa.
• Não liga ao WhatsApp, não envia SMS nem mensagens automáticas aos clientes e não guarda o telefone escrito no formulário público.

Perguntas frequentes

Ver também

• Posso enviar uma ligação de marcação por WhatsApp?
• Como funciona a página pública de marcações?
• Como passar da agenda de papel para marcações online sem perder clientes?
• Como pôr marcações no Instagram, Facebook e Google?

Teste a ligação antes de a partilhar

Configure um serviço, faça uma marcação de teste e só depois envie a ligação aos clientes. Na página de preços vê o que cada plano inclui; os primeiros 12 meses não pedem cartão.