Durante quanto tempo pode guardar os dados dos clientes de uma marcação?
Histórico de marcações, prova de um contrato e faturas têm critérios diferentes. Aqui fica a tabela.
Legislação e obrigações
Resposta curta
- Não há um prazo único: a lei manda guardar os dados pelo prazo fixado em norma ou, na falta dela, pelo que for necessário à finalidade (Lei n.º 58/2019, art. 21.º, n.º 1).
- O histórico de marcações segue o critério da necessidade: defina, justifique e registe um prazo interno.
- Dados necessários para provar um contrato podem ser conservados enquanto não prescreverem os direitos correspondentes (art. 21.º, n.º 3). Faturas e documentos de suporte: 10 anos civis subsequentes (CIVA, art. 52.º, n.º 1).
- Cessada a finalidade, o responsável tem de destruir ou anonimizar os dados (art. 21.º, n.º 4).
- A 4appointments só permite eliminar um cliente da lista: não anonimiza nem apaga automaticamente, e as marcações passadas mantêm o nome e o e-mail.
Quase todos os negócios com agenda guardam, sem decidir, anos de nomes e contactos de pessoas que nunca mais voltaram. O RGPD não admite essa conservação indefinida. Esta página dá uma forma prática de definir prazos, sem inventar números que a lei não fixa.
As duas regras de base
O RGPD (art. 5.º, n.º 1, al. e)) permite conservar os dados de forma identificável apenas durante o período necessário às finalidades do tratamento. A Lei n.º 58/2019 concretiza, no art. 21.º, n.º 1: o prazo é o que estiver fixado por norma legal ou regulamentar ou, na falta desta, o que se revele necessário para a finalidade.
Duas consequências. Primeiro, onde existe prazo legal, esse manda. Segundo, onde não existe, é o responsável quem tem de fixar um prazo razoável e saber justificá-lo.
| Tipo de dado | Critério | Fonte |
|---|---|---|
| Histórico de marcações (nome, contacto, serviço, data) | Enquanto necessário à finalidade; defina e registe um prazo interno | Lei n.º 58/2019, art. 21.º, n.º 1; RGPD, art. 5.º, n.º 1, al. e) |
| Dados necessários para provar um contrato ou o seu cumprimento | Enquanto não prescreverem os direitos correspondentes | Lei n.º 58/2019, art. 21.º, n.º 3 |
| Faturas e documentos de suporte | 10 anos civis subsequentes | CIVA, art. 52.º, n.º 1 |
| Registos clínicos | Não publicado: depende da regulação da profissão | Não publicado |
| Dados de marketing, com consentimento | Até o cliente retirar o consentimento ou cessar a finalidade; o cliente deve ser informado deste direito | RGPD, art. 7.º, n.º 3, e art. 17.º, n.º 1, al. b); Lei n.º 58/2019, art. 21.º, n.º 4 |
Como definir o seu prazo: cinco passos
- Liste os dados que guarda: nome, contactos, histórico de marcações, notas.
- Para cada um, escreva a finalidade: gerir a marcação, provar um contrato, cumprir uma obrigação fiscal.
- Procure se existe prazo legal para essa finalidade. Se não existir, escolha um prazo interno e registe-o por escrito.
- Revise periodicamente, por exemplo uma vez por ano, e apague ou anonimize o que passou do prazo.
- Informe o cliente do prazo ou dos critérios, no momento da recolha (RGPD, art. 13.º, n.º 2, al. a)).
Exemplo de prazo interno
Exemplo ilustrativo: um estúdio de pilates decide guardar o histórico de marcações durante 2 anos após a última visita do cliente, e depois anonimizar ou apagar. Esse prazo foi escolhido pelo estúdio, não é um prazo legal, e tem de poder ser justificado pela finalidade.
Quando o apagamento tem de esperar
Se existir um prazo de conservação imposto por lei, o direito ao apagamento só pode ser exercido findo esse prazo (Lei n.º 58/2019, art. 21.º, n.º 5). É o caso das faturas: um cliente que peça para ser esquecido não obriga a apagar um documento fiscal antes de decorridos os 10 anos civis subsequentes.
O que esta página não indica
- Prazos de registos clínicos: dependem da regulação da profissão e da atividade. Não os publicamos aqui.
- Prazos de prescrição de direitos contratuais: variam consoante o direito em causa. Peça aconselhamento jurídico se precisar de os conhecer para o seu caso.
- A regra do CIVA aplica-se a sujeitos passivos de IVA; confirme o seu enquadramento fiscal.
O que a 4appointments faz — e o que não faz
- Faz: lista de clientes introduzida manualmente, onde pode eliminar um registo.
- Faz: marcações com data e serviço, e relatórios simples de marcações confirmadas, canceladas e pendentes.
- Não faz: apagamento ou anonimização automática por prazo.
- Não faz: relatório de clientes inativos ou pedido de apagamento pelo cliente.
- Limite importante: eliminar um cliente da lista não remove o nome e o e-mail das marcações já existentes.
- Na prática, o seu prazo é uma rotina manual: marque uma data de revisão e verifique o que fazer com marcações antigas. Informação geral, não substitui aconselhamento jurídico.
Perguntas frequentes
Posso guardar os dados para sempre, para o caso de o cliente voltar?+
Não sem uma finalidade que o justifique. O RGPD limita a conservação ao período necessário (art. 5.º, n.º 1, al. e)). Defina um prazo interno e apague ou anonimize depois dele.
Se o cliente pedir o apagamento, tenho de apagar tudo de imediato?+
Não necessariamente. Quando um prazo de conservação é imposto por lei, o apagamento só pode ser exercido findo esse prazo (Lei n.º 58/2019, art. 21.º, n.º 5). É o que acontece com as faturas.
Quanto tempo guardo as faturas das marcações?+
A regra geral do CIVA (art. 52.º, n.º 1) manda arquivar e conservar os registos e documentos de suporte durante os 10 anos civis subsequentes, para sujeitos passivos de IVA.
A 4appointments apaga os dados antigos automaticamente?+
Não. Hoje só é possível eliminar um cliente da lista, e as marcações passadas mantêm o nome e o e-mail. A limpeza é manual.
Fontes consultadas
- Lei n.º 58/2019, de 8 de agosto — Diário da República, art. 21.º (consultado em 21/10/2026)
- RGPD, art. 5.º — princípios (texto em português) (consultado em 21/10/2026)
- RGPD, art. 13.º — informações a facultar (texto em português) (consultado em 21/10/2026)
- RGPD, art. 7.º — condições aplicáveis ao consentimento (texto em português) (consultado em 21/10/2026)
- RGPD, art. 17.º — direito ao apagamento (texto em português) (consultado em 21/10/2026)
- Portal das Finanças — CIVA, art. 52.º (consultado em 21/10/2026)
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