Marcações online para escolas de música e dança

Aulas individuais de instrumento ou de dança com professor e horário fixos. As turmas ficam de fora.

Marcações por setor

Resposta curta

  1. A 4appointments serve para aulas individuais e aulas experimentais, com cada professor como colaborador de horário próprio.
  2. Uma aula semanal fixa cria-se à parte: a equipa da escola cria no painel uma marcação nova com recorrência semanal.
  3. Turmas, lotação e salas como recurso reservável não existem: cada colaborador só tem uma marcação por hora.
  4. Não há cobrança online, lembretes automáticos nem contagem de faltas; estas coisas têm de continuar fora da ferramenta.

Uma escola de música vive de aulas individuais de 30 ou 45 minutos, repetidas todas as semanas. Uma escola de dança mistura aulas particulares e turmas por nível. A primeira parte cabe numa agenda de marcações; a segunda, hoje, não.

Como funciona a agenda de uma escola

Nas aulas de instrumento, o aluno tem um professor e uma hora fixa por semana. O trabalho da secretaria é arranjar essa hora, mudá-la quando há um concerto ou um teste, e encontrar uma hora de recuperação para a aula perdida.

Nas turmas de dança, a conta é outra: um professor, uma sala, vários alunos e um número limitado de vagas. Aqui a ferramenta de marcações não ajuda, porque cada colaborador só aceita uma marcação por hora.

Factos práticos para quem ensina

  • Cada professor pode ser um colaborador, com o seu horário semanal e a sua ligação de marcações. Os alunos que já o conhecem marcam diretamente com ele.
  • A aula experimental é um serviço próprio, com duração e preço. Não existe ligação por serviço: a página mostra todos os serviços ativos, por isso dê-lhes nomes claros.
  • As interrupções letivas fazem-se com folgas e bloqueios por professor. Os bloqueios não impedem a geração das sessões das séries recorrentes: as que caiam nesses dias têm de ser canceladas à mão.
  • Os alunos menores precisam do contacto do adulto: peça-o ao confirmar a marcação e registe-o na ficha de cliente, que se preenche à mão.

Exemplo de configuração (ilustrativo)

Exemplo: uma escola com dois professores de piano e uma professora de guitarra. Os tempos e os preços são ilustrativos.

  1. Criar um colaborador por professor e preencher o horário semanal de cada um, com as pausas de almoço.
  2. Criar os serviços «Aula experimental de piano, 30 min», «Aula individual de piano, 45 min» e «Aula individual de guitarra, 30 min». Como cada serviço aparece na página de qualquer professor, o instrumento vai no nome e a escola recusa ou confirma o que não se aplica.
  3. Ao confirmar a aula experimental, pedir à família o nível do aluno e o contacto do adulto, e registá-los na ficha de cliente.
  4. Marcar a aula experimental pela página pública; confirmar e, se o aluno ficar, criar no painel uma marcação nova com recorrência semanal, a começar na semana seguinte.
  5. Registar como bloqueio as semanas de interrupção letiva e as datas de audições, e cancelar à mão as sessões das séries que caiam nesses dias.

O que a 4appointments faz — e o que não faz

  • Faz: ligação de marcações por professor, com horário semanal e exceções próprios.
  • Faz: serviços com duração e preço.
  • Faz: marcações recorrentes semanais, quinzenais ou de 30 em 30 dias, criadas pela equipa ao registar uma marcação nova, e agenda partilhada. Não há data de fim nem botão para cancelar a série inteira.
  • Faz: o aluno pode cancelar ou remarcar pela ligação da marcação, sem prazo mínimo configurável.
  • Não faz: turmas, lotação, vagas ou listas de presenças; nem salas ou estúdios como itens reserváveis.
  • Não faz: cobrança de mensalidades, lembretes, marcação de falta ou aulas de reposição automáticas.

Como lidar com turmas

Se a escola tem turmas, a solução honesta é separar. As turmas ficam numa folha de cálculo ou num instrumento próprio para grupos, onde se registam inscrições e vagas. A agenda de marcações fica para o que é individual: aula particular, experimental, avaliação de nível.

Uma sala não se reserva como tal. Quando duas aulas precisam do mesmo espaço, a escola tem de controlar o conflito à mão, pelos horários dos professores, porque a ferramenta só verifica sobreposições do mesmo colaborador.

Perguntas frequentes

Posso reservar uma sala ou um estúdio?+

Não. Só os colaboradores são reserváveis. Se duas aulas partilham a mesma sala, essa verificação faz-se à mão.

As aulas continuam durante as férias escolares?+

A escola regista bloqueios por professor nesses períodos, mas os bloqueios não impedem a geração das sessões das séries recorrentes. As sessões que caiam nas interrupções cancelam-se à mão, uma a uma: não há botão para cancelar a série inteira.

Posso cobrar a mensalidade na página de marcações?+

Não. A cobrança online não está disponível. A mensalidade combina-se e recebe-se fora da ferramenta.

Quem remarca uma aula perdida?+

O aluno pode remarcar pela ligação da marcação, sem prazo mínimo, mas nas aulas criadas pela escola (incluindo séries) tem de lhe enviar essa ligação, copiada dos detalhes da marcação. Nada impede uma remarcação de última hora, por isso a política da escola tem de ser comunicada à parte.

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