Aulas em grupo com lotação máxima: dá para gerir marcações por lugares?

Resposta curta

1. Na 4appointments não: cada horário de um colaborador aceita uma marcação de um só cliente, e gerir marcações por lugares exige lotação por sessão, com um número máximo de vagas.
2. A 4appointments não tem campo de lotação: cada horário de um colaborador aceita uma marcação de um só cliente.
3. Serve para sessões individuais, ou para um cliente que reserva a turma inteira; não serve para estúdios em que cada pessoa reserva o seu lugar.
4. Como contorno, a equipa pode registar a turma numa única marcação, mas a lista de inscritos tem de ficar fora da ferramenta e o controlo das vagas fica manual.

O que procurar numa ferramenta de aulas em grupo

Estes pontos são critérios de escolha, não uma lista do que existe em todas as ferramentas. Pergunte a cada fornecedor e peça uma demonstração.

• Lotação por aula, com bloqueio quando esgota.
• Inscrição individual: cada pessoa reserva o seu lugar.
• Libertação do lugar quando alguém cancela.
• Lista de espera para aulas cheias.
• Pacotes ou créditos de aulas, se vender cartões de entradas.

Como a 4appointments organiza a agenda

Na 4appointments, a unidade de agenda é o colaborador. Cada colaborador tem o seu horário semanal e cada horário aceita uma marcação, de um cliente. Duas marcações não se sobrepõem para o mesmo colaborador.

Salas, campos ou cadeiras não são entidades que se reservem à parte: só os colaboradores têm agenda.

Alternativas práticas

• Turma como uma única marcação: a equipa cria uma marcação para a aula e mantém a lista de inscritos fora da ferramenta, numa folha ou num caderno, porque o painel não mostra a descrição de uma marcação depois de guardada. O horário fica ocupado, mas o cliente não reserva um lugar por si e ninguém controla a lotação.
• Um colaborador por lugar: para turmas muito pequenas, pode criar um colaborador por lugar, por exemplo «Aula 18h00 – lugar 1». Não é um recurso do produto, dá trabalho a manter e deve ser testado antes de divulgar.
• Sessões individuais: o formato de um cliente por horário encaixa em avaliações, aulas particulares e treino personalizado.
• Ferramenta própria para turmas: se a maioria da sua oferta são turmas, use uma ferramenta com lotação e deixe para a 4appointments, se quiser, o que for individual.

Exemplo: estúdio de pilates

Exemplo (ilustrativo): um estúdio dá aulas de grupo com oito lugares e avaliações individuais. As aulas de grupo precisam de lotação, por isso ficam numa ferramenta própria ou numa folha de inscrições. As avaliações iniciais, de 45 minutos com uma profissional, cabem numa agenda de marcações normal, com horário próprio por profissional.

O que a 4appointments faz — e o que não faz

• Cada serviço tem duração e preço, e cada colaborador tem horário semanal próprio.
• Pode haver uma ligação separada para cada colaborador.
• Cada horário de um colaborador aceita uma marcação de um cliente.
• Não tem lotação, vagas por sessão nem inscrições individuais em turmas.
• Não tem lista de espera utilizável nem registo de presenças.

Perguntas frequentes

Ver também

• Critérios para escolher software de marcações em Portugal
• Marcações online para escolas de música e dança
• Agenda partilhada da equipa: como partilhar as marcações e controlar quem vê o quê
• Como funciona a lista de espera de marcações e como preencher vagas de última hora?
• Como funciona a página pública de marcações?

Para sessões individuais

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