Como gerir a disponibilidade dos colaboradores num sistema de marcações
Cada colaborador tem o seu horário semanal e a página pública só oferece os horários em que essa pessoa está livre.
Calendário e disponibilidade
Gerir a disponibilidade significa dizer ao sistema quando cada pessoa da equipa atende. Na 4appointments isso faz-se por prestador, em «Disponibilidade», e a página pública de marcações usa esses horários para mostrar apenas os períodos livres.
Em «Prestadores» crie uma entrada para cada colaborador que atende clientes. Em «Disponibilidade» defina o horário semanal dessa pessoa: dias de trabalho e horas de início e de fim, com valores diferentes por dia (por exemplo, até às 20:00 à terça e à sexta e até às 17:00 nos restantes dias). Cada prestador tem o seu horário e não herda o de outro.
Para folgas, formações ou baixas, acrescente exceções: um dia inteiro ou apenas um intervalo, marcado como bloqueio. Um dia em que a pessoa normalmente não trabalha também pode ser aberto por exceção, por exemplo para um sábado extra. Estes registos fazem-se com a permissão de edição que o titular da conta atribui em «A minha equipa».
Se a pessoa mantém uma agenda noutro sítio, em «Calendário externo» pode subscrever a ligação ICS (https) desse calendário. Os eventos ocupados passam a bloquear a agenda no 4appointments, com um atraso de cerca de 15 minutos. Cada membro pode subscrever até três calendários e os eventos marcados como livres são ignorados.
Na página pública, o cliente escolhe um colaborador concreto ou a opção «Qualquer pessoa disponível». Com a segunda, o sistema atribui a marcação a quem estiver livre nesse horário, dando preferência a quem tem menos marcações. Não há distribuição por competências: todos os serviços aparecem para qualquer prestador.
Quando a equipa cria uma marcação a partir do painel, o sistema recusa marcações que colidam com outra do mesmo colaborador ou que caiam fora do seu horário; só as antecedências e o «Intervalo (min)» não são aplicados. Confirme o horário do colaborador antes de gravar.
Pontos principais
- ✓Horário semanal próprio para cada prestador, com horas diferentes por dia
- ✓Exceções para folgas e ausências, de um dia inteiro ou de apenas um intervalo
- ✓Calendário externo (ligação ICS) para bloquear horas ocupadas noutras agendas
- ✓Opção «Qualquer pessoa disponível» na página pública de marcações
Perguntas frequentes
Um colaborador pode trabalhar em vários locais?+
O horário é um só por colaborador e a marcação não fica associada a um local. Se a pessoa trabalha noutro sítio em certos períodos, registe esses períodos como bloqueio para que não sejam oferecidos aos clientes.
Posso ver quantas marcações tem cada colaborador?+
Os relatórios incluem tabelas por prestador, com marcações confirmadas, anuladas e pendentes. Não existe um relatório de taxa de ocupação.
Os colaboradores veem a agenda dos colegas?+
Depende das permissões e da visibilidade do calendário de equipa. Por omissão a visibilidade é ao nível da empresa, com os nomes dos clientes; pode restringi-la a equipas, a colegas selecionados ou torná-la privada. Reveja estas opções antes de dar acesso.
Guias relacionados
Organize os horários da sua equipa
Crie um prestador por colaborador, defina o horário semanal e partilhe a ligação de marcações. Consulte os planos na página de preços.
Experimente a 4appointments