Marcações online para contabilistas e gabinetes de contabilidade

Reuniões curtas e longas, épocas de pico e uma agenda partilhada. Sem faturação nem certificação.

Marcações por setor

Resposta curta

  1. Num gabinete de contabilidade, uma página de marcações separa reuniões curtas de reuniões longas, cada uma com a sua duração.
  2. Cada contabilista é um colaborador com horário próprio; a equipa vê tudo na agenda partilhada.
  3. Nos períodos de maior procura, a antecedência mínima e máxima e os bloqueios ajudam a proteger as horas de trabalho.
  4. A 4appointments não é software de contabilidade nem de faturação, não tem certificação da Autoridade Tributária e não envia lembretes.

O trabalho de um gabinete de contabilidade tem épocas. Fora delas, as marcações são esparsas; durante a entrega de declarações, o telefone não pára. Marcar a hora do cliente pela página liberta as pessoas do gabinete para o trabalho que só elas fazem.

Como se marcam reuniões num gabinete

O cliente liga ou envia mensagem para saber quando pode ir entregar documentos ou esclarecer uma dúvida. A resposta depende de quem está disponível, e o gabinete acaba a gerir a agenda em vários sítios: um caderno, um calendário no telemóvel, uma folha partilhada.

Os pedidos concentram-se nos períodos de entrega de declarações. É aí que mais se perde tempo a combinar horas e que a agenda mais falha.

Factos práticos para um gabinete

  • Há reuniões de naturezas diferentes. Uma dúvida rápida, a entrega de documentos e o início da relação com um cliente novo não ocupam o mesmo tempo, e cada tipo é um serviço com a sua duração.
  • Os horários de atendimento podem ser reduzidos nas épocas de pico: cada contabilista pode ter o seu horário e as suas folgas.
  • O que o cliente deve trazer comunica-se por outro meio (site ou mensagem), porque o painel não permite perguntas adicionais nos serviços.
  • Calendários fiscais e prazos: consulte sempre o Portal das Finanças. Esta página não indica datas, e as marcações não as verificam.

Exemplo de configuração (ilustrativo)

Exemplo: um gabinete com duas contabilistas e uma assistente. Os tempos são ilustrativos.

  1. Criar os serviços «Dúvida rápida, 20 min», «Entrega e conferência de documentos, 30 min» e «Reunião inicial com cliente novo, 45 min». Os serviços aparecem na ligação de todos os colaboradores.
  2. Criar um colaborador por contabilista, com horários de atendimento mais largos fora do pico e mais curtos durante.
  3. Depois de confirmar uma entrega de documentos, enviar ao cliente a lista do que trazer por mensagem ou e-mail.
  4. Definir uma antecedência máxima curta nas semanas de mais procura, para a agenda não ficar cheia com meses de avanço.
  5. Para clientes com reunião mensal, a equipa cria no painel uma marcação nova com recorrência de 30 em 30 dias; não há data de fim, e as sessões a cancelar fazem-se à mão.

O que a 4appointments faz — e o que não faz

  • Faz: página pública de marcações com serviços de duração e preço diferentes e uma ligação por contabilista.
  • Faz: agenda partilhada da equipa, horário semanal por colaborador, folgas e bloqueios.
  • Faz: relatórios simples por dia e por serviço, com marcações confirmadas, canceladas e pendentes.
  • Faz: lista de clientes, introduzida à mão.
  • Não faz: contabilidade, faturação ou comunicação de dados à Autoridade Tributária; não é software certificado.
  • Não faz: lembretes ao cliente, cobrança online, nem confirmação automática; a opção mensal avança 30 dias, não o mesmo dia do mês.

Notas finais

As regras da profissão, incluindo o dever de sigilo, estão no estatuto e no código deontológico da Ordem dos Contabilistas Certificados. Informação geral; confirme no site da Ordem o que se aplica ao seu gabinete.

Se pretende acompanhar quantas reuniões de cada tipo teve, o relatório por serviço mostra a contagem. Não calcula a ocupação das pessoas nem o tempo efetivamente trabalhado.

Perguntas frequentes

A ferramenta emite faturas aos meus clientes?+

Não. A 4appointments não é software de faturação nem está certificada para isso. A faturação dos seus honorários continua no programa que já usa.

Posso limitar as marcações nas semanas de mais trabalho?+

Sim, com a antecedência mínima e máxima e com bloqueios no horário de cada colaborador. A ferramenta não tem um limite por tipo de cliente.

Os clientes recebem um aviso do que têm de trazer?+

Não automaticamente. O painel não permite escrever descrição nem perguntas nos serviços, por isso a lista de documentos tem de ser enviada por si, por outro meio.

A lista de clientes enche-se com as marcações?+

Não. A lista de clientes é introduzida à mão; as marcações da página pública não a preenchem.

Fontes consultadas

Ver também

Veja como fica a página do gabinete

Crie os tipos de reunião e um colaborador por contabilista. Veja na página de preços os planos e as condições dos primeiros 12 meses.

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