E-mails et SMS pour les rendez-vous : ce qui existe aujourd'hui

La réservation n'envoie aucun message automatique : la communication avec le client reste entre vos mains.

Cas particuliers

Beaucoup de logiciels de rendez-vous envoient des e-mails de confirmation, de rappel ou d'annulation. Ce n'est pas le cas de 4appointments pour le moment : ni e-mail, ni SMS, ni WhatsApp ne partent depuis la réservation. Voici ce qui se passe réellement, et comment bien communiquer malgré tout.

À la réservation, le client voit un écran de confirmation avec le récapitulatif de sa demande et un lien de gestion. Rien n'est envoyé par e-mail. Conseillez-lui de copier le lien, car il lui permet d'annuler ou de reporter plus tard sans compte.

Du côté de l'entreprise, chaque demande publique arrive « en attente ». Quand vous la confirmez ou la refusez dans « Réservations », le client n'est pas prévenu par l'outil. C'est à vous d'écrire ou d'appeler pour lui annoncer la décision, ce qui est aussi l'occasion de préciser l'adresse et les consignes.

Pour les rendez-vous créés par votre équipe, ou les séances d'une série récurrente, aucun écran de confirmation n'existe côté client : copiez le lien de gestion depuis la réservation et transmettez-le vous-même. Le formulaire public demande un nom, une adresse e-mail facultative et une note libre ; le numéro de GSM n'est pas conservé, donc indiquez le canal à utiliser ou encodez ses coordonnées dans votre liste de clients.

Pour gagner du temps, préparez des messages types dans votre propre messagerie, avec des champs à compléter à la main comme {client_name}, {date_rendez_vous} ou {prestation}. Copiez-collez-les selon la situation : confirmation, refus avec proposition d'une autre date, consignes d'accès, relance la veille. L'envoi se fait depuis votre propre compte, jamais depuis 4appointments.

L'essentiel en bref

  • ✓Aucun e-mail, SMS ni WhatsApp n'est envoyé par la réservation en ligne
  • ✓Confirmer ou refuser une demande ne déclenche aucun message
  • ✓Des messages types dans votre propre messagerie font gagner du temps

Questions souvent posées

Y a-t-il des frais d'envoi de messages ?+

L'outil n'envoie pas de messages à vos clients, donc il n'y a rien à régler à ce titre. Pour les tarifs des formules, consultez la page des prix : 1 € à 8 € par mois, les 12 premiers mois gratuits.

Que se passe-t-il si le client ne laisse pas d'adresse e-mail ?+

Rien de particulier : l'adresse est facultative et ne sert pas à l'envoi automatique. Pour le joindre, vous devrez disposer d'un autre moyen de contact, par exemple celui qu'il vous a communiqué par ailleurs.

Pour aller plus loin

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