Ce que 4appointments fait, et ne fait pas, aujourd'hui
Quand un client réserve depuis la page publique, la réservation reste en attente et bloque le créneau jusqu'à ce que votre équipe la confirme ou la refuse. Ni la confirmation ni le refus n'envoient de message au client, et il en va de même pour les annulations et modifications faites par l'équipe. Certaines formules incluent des quotas de SMS et de WhatsApp de 4notify, mais le parcours de réservation ne les utilise pas. Ne partez donc pas du principe que le client reçoit quelque chose de lui-même : si vous voulez qu'il se souvienne du rendez-vous, c'est à vous de le contacter.
- Réservation publique : elle reste en attente jusqu'à la confirmation par votre équipe
- Confirmation, refus, annulation et modification : aucun message n'est envoyé au client
- Sans réponse, une demande en attente est annulée environ une heure après la fin de la plage demandée, sans avertir le client
- Le rappel est donc à votre charge, par le canal de votre choix
Une routine manuelle pour la veille
Une routine courte, faite toujours à la même heure, vaut mieux qu'un effort occasionnel. Dès la réservation, dites au client, à l'oral ou sur votre site, quand et comment vous le contacterez. Le lien d'annulation ou de report s'affiche sur l'écran de confirmation du client et ne lui est pas envoyé par e-mail ; conseillez-lui de l'enregistrer. Pour les réservations créées par l'équipe, copiez le lien de gestion et envoyez-le vous-même. Le numéro saisi dans le formulaire public n'est pas conservé : demandez le moyen de contact préféré lors de la confirmation.
- Ouvrez la liste des réservations du lendemain dans le panneau, ou exportez-la en PDF et imprimez-la.
- Contactez chaque client par le canal qu'il a indiqué : appel, message ou e-mail depuis votre propre messagerie.
- Si quelqu'un annule, annulez la réservation dans le panneau pour libérer le créneau.
- Rappelez la prestation, la date, l'heure et le lieu, pour que le client n'ait rien à chercher.
Des rappels pour l'équipe, via le calendrier
Chaque membre de l'équipe dispose d'un lien ICS personnel, à ajouter au calendrier de son GSM. Les réservations apparaissent alors dans son agenda personnel, qui peut afficher des alertes. Cela rappelle les rendez-vous à l'équipe, pas au client ; la fréquence de mise à jour dépend de votre application de calendrier. Un rappel reste un message de service : avant d'utiliser votre liste de clients pour annoncer des nouveautés ou des offres, vérifiez les règles qui s'appliquent chez vous. Information générale, qui ne remplace pas un conseil juridique.
Questions souvent posées
4appointments envoie-t-il des rappels aux clients ?
Non. Aucun e-mail, SMS ni message WhatsApp n'est envoyé au client depuis l'outil. Les rappels sont à faire par votre établissement.
À quel moment faut-il contacter le client ?
Il n'y a pas de règle fixe. Choisissez un moment que vous pouvez toujours tenir, par exemple en fin de journée la veille, et gardez-le. Pour les prestations longues ou qui demandent une préparation, contactez le client plus tôt.
Le client reçoit-il le lien pour annuler ou reporter ?
Il ne le voit que sur l'écran de confirmation, juste après la réservation. Il n'est pas envoyé par e-mail. Pour les réservations créées par l'équipe, vous devez copier le lien et l'envoyer au client.
Puis-je utiliser les quotas de SMS de mon forfait pour rappeler les clients ?
Pas depuis les réservations. Ces quotas relèvent de 4notify et le parcours de réservation ne s'en sert pas. Les SMS ou messages que vous envoyez partent de votre GSM ou d'un autre outil.
Un agenda simple pour votre équipe ?
Découvrez les formules de 4appointments : les 12 premiers mois sont gratuits, sans carte (voir la page des tarifs). L'outil organise l'agenda ; les rappels aux clients restent à faire de votre côté.
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