Demande en attente
Chaque réservation publique passe à l’état « en attente » et bloque le créneau, afin que personne d’autre ne puisse le réserver entre-temps. La demande apparaît dans la liste des réservations du panneau.
Solutions 4appointments · Confirmation et Report
Confirmation manuelle et report par le client — comment fonctionne la communication dans 4appointments
Les réservations publiques arrivent « en attente », votre équipe les confirme ou les refuse depuis le panneau, et le client peut annuler ou déplacer lui-même son rendez-vous via un lien. L’application n’envoie ni e-mails, ni SMS, ni messages WhatsApp aux clients.
Sur la page de réservation, le client choisit un créneau, et la demande le bloque jusqu’à la décision de votre équipe. L’application n’envoie aux clients ni confirmations, ni rappels, ni avis d’annulation : après la réservation, le client voit un écran avec son lien de gestion personnel, et tout message supplémentaire est envoyé par votre équipe sur ses propres canaux — téléphone, e-mail ou messagerie. Cette page décrit précisément ce que fait l’application et ce qui reste à la charge de l’équipe.
Les quatre étapes de la communication avec le client, telles qu’elles fonctionnent aujourd’hui
Confirmation ou refus par l’équipe
Un membre de l’équipe disposant des droits adéquats confirme ou refuse la demande dans le panneau. La décision n’envoie aucun message au client — si une réponse est nécessaire, votre équipe la transmet directement. Les demandes restées sans réponse sont annulées automatiquement, sans notification, environ une heure après la fin du créneau demandé.
Annulation et report par le client
Après la réservation, l’écran du client affiche un lien de gestion permettant d’annuler ou de déplacer le rendez-vous. Le report vérifie les disponibilités et les chevauchements, et une demande en attente reste en attente. Il n’y a ni délai limite ni préavis minimal, et le lien n’est pas envoyé par e-mail ; pour les rendez-vous créés par l’équipe et pour les séries, votre équipe doit copier et transmettre le lien.
La note du client
Le formulaire public demande un nom, un e-mail facultatif et une note libre. La note apparaît sur la page de gestion du client et dans la description de l’export ICS du praticien, mais elle n’est pas affichée dans l’agenda ni dans la liste de l’équipe.
Définissez le circuit de confirmation de votre équipe
Décidez qui confirme les demandes et par quel canal votre équipe prévient les clients. L’application tient le suivi des réservations ; elle n’envoie pas les messages.