Ce qui est possible et ce qui ne l'est pas
Il y a trois choses : importer les créneaux occupés d'un calendrier externe, importer un fichier ICS unique sous forme de réservations confirmées et exporter l'agenda de chaque membre de l'équipe. Il n'existe aucune connexion par identifiant avec Google Agenda ou Outlook. « Outlook » n'est que le nom que le panneau donne à un lien ICS. Si vous modifiez ou supprimez un événement dans le calendrier externe, les réservations de 4appointments ne changent pas. Qui utilise Google Agenda ou Outlook continue donc d'y gérer ses engagements personnels, et se sert de 4appointments pour l'agenda des réservations.
- Importer les créneaux occupés d'un calendrier externe par lien ICS (adresse https, 3 calendriers maximum par membre)
- Importer un fichier ICS unique sous forme de réservations confirmées
- Exporter l'agenda de chaque membre par lien ICS, à s'abonner depuis un autre calendrier
- Aucune synchronisation directe avec Google Agenda ni Outlook, et aucune connexion par compte
Importer des créneaux occupés et un fichier unique
Dans la section des calendriers externes, un membre de l'équipe peut s'abonner au calendrier qu'il utilise déjà : les événements occupés bloquent alors ces créneaux, pour que personne ne réserve par-dessus. La lecture se répète environ toutes les 15 minutes, les événements marqués libres sont ignorés et les événements récurrents sont pris en compte sur une fenêtre d'un peu plus de deux mois. Pour reprendre un agenda d'un coup, un fichier ICS peut être importé une seule fois comme réservations confirmées : seuls les événements qui commencent dans les 60 prochains jours sont repris, le fichier ne doit pas dépasser 2 Mo, et les événements passés ou qui se chevauchent sont ignorés. Le titre devient le nom du client ; e-mails et téléphones ne sont pas importés. Aucune liaison ne reste active ensuite : vérifiez le résultat avant d'abandonner l'ancien agenda.
Retrouver les réservations sur le téléphone
En vous abonnant depuis le calendrier de votre GSM, vos réservations apparaissent à côté de vos engagements personnels. La note écrite par le client peut figurer dans la description de l'événement. C'est aussi un moyen de consulter l'agenda sur ordinateur sans ouvrir le panneau. Le lien de chaque personne n'affiche que ses propres réservations.
- Chaque membre a un lien ICS personnel, à ajouter au calendrier de son GSM
- La fréquence d'actualisation dépend de l'application de calendrier, pas de 4appointments
- Les réservations en attente apparaissent comme provisoires
- Lien confidentiel : toute personne qui en possède l'adresse peut s'y abonner
Questions souvent posées
4appointments se synchronise-t-il avec Google Agenda ?
Non. Ce qui existe, c'est l'abonnement à un lien ICS, qui importe les créneaux occupés, et l'export ICS de l'agenda de chaque membre. Une modification dans Google ne change pas les réservations.
Cela fonctionne-t-il avec Outlook ou Microsoft 365 ?
Uniquement par lien ICS, comme n'importe quel autre calendrier. Il n'y a ni liaison native ni connexion avec un compte Microsoft.
Combien de temps faut-il pour qu'une modification apparaisse ?
La lecture des calendriers externes se répète environ toutes les 15 minutes. Pour l'export vers le téléphone, l'intervalle dépend de l'application de calendrier utilisée.
Mes clients voient-ils mon calendrier personnel ?
Non. Les événements importés ne font que bloquer des créneaux ; les clients ne voient que les créneaux libres.
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