Ce que l'outil fait et ne fait pas
Le client qui possède le lien de gestion peut annuler ou reporter à tout moment, même peu avant l'heure. L'équipe peut annuler des réservations dans le panneau. Le lien de gestion n'apparaît que sur l'écran de confirmation du client et n'est pas envoyé par e-mail. Les rapports montrent le taux d'annulation, sans distinguer une absence d'une annulation faite à temps. Comme le système accepte toujours l'annulation, décider d'appliquer ou non une conséquence vous revient, et cela passe par un échange avec le client.
- Annulation ou report possibles à tout moment par le lien de gestion, sans délai minimal
- Aucun statut « absent », aucun compteur d'absences
- Aucun encaissement ni remboursement de frais dans l'outil
- Aucune annulation n'envoie de message au client
Les points à inclure dans votre politique
Une politique courte, en langage simple, répond aux questions habituelles et évite les discussions sur le moment. Rédigez-la d'abord pour vous, puis vérifiez qu'un client la comprendrait dès la première lecture. Vous pouvez y inclure :
- Jusqu'à quand le client peut annuler ou reporter sans conséquence.
- Ce qui se passe en cas d'absence ou de prévenance tardive, par exemple la perte de sa place.
- Si les retards sont acceptés et combien de temps vous gardez le créneau.
- S'il existe une somme versée à l'avance et dans quelles conditions elle est rendue.
Où communiquer la politique
La page de réservation n'a pas de champ dédié à la politique : utilisez les canaux que vous maîtrisez. Placez le texte sur votre site, près du bouton de réservation, et reprenez-le dans le message ou l'appel par lequel vous confirmez la réservation. Vous pouvez aussi l'afficher dans l'établissement. Le champ de note du formulaire public est libre pour le client : il ne permet pas à l'établissement d'y placer du texte. Comme l'outil n'a pas de statut d'absence, notez-les vous-même, avec la date et le nom du client. Annuler la réservation dans le panneau libère le créneau, mais compte comme une annulation dans les rapports. Information générale, qui ne remplace pas un conseil juridique.
Questions souvent posées
Puis-je définir dans 4appointments un délai minimal pour annuler ?
Non. Le client qui possède le lien de gestion peut annuler ou reporter à tout moment. Le délai que vous fixez est une règle de votre établissement, communiquée en dehors de l'outil.
4appointments facture-t-il des frais au client absent ?
Non. Il n'y a ni encaissement de frais ni statut « absent ». Si vous appliquez une règle d'absence, l'enregistrement et l'éventuel encaissement se font de votre côté, hors de l'outil.
Comment savoir que le client connaît ma politique ?
Communiquez-la avant la réservation, sur votre site, lors de la confirmation ou dans l'établissement. La page publique n'affiche pas de texte de politique défini par l'établissement.
Le client est-il prévenu quand j'annule une réservation ?
Non. L'annulation faite dans le panneau n'envoie aucun message au client. Prévenez-le directement, par téléphone ou par message.
Un agenda simple pour vos rendez-vous ?
Découvrez les formules de 4appointments. Les 12 premiers mois sont gratuits, sans carte (voir la page des tarifs) ; la politique d'annulation reste à définir de votre côté.
Voir les tarifs →