Comment fonctionne la confirmation des rendez-vous clients
Chaque demande arrive « en attente » : vous la confirmez ou la refusez depuis le panneau.
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Dans 4appointments, la confirmation n'est pas automatique : toute réservation faite depuis la page publique arrive en attente et bloque son créneau jusqu'à ce que votre équipe la confirme ou la refuse. Voici le circuit réel, et comment le rendre fluide.
Le client choisit un service et un créneau, puis encode son nom. Sa demande apparaît dans « Réservations » avec le statut « en attente », et le créneau est retenu pour lui afin que personne d'autre ne puisse le prendre pendant que vous décidez.
Votre équipe ouvre la demande et clique sur « Confirmer » ou « Refuser ». Ces boutons changent le statut dans le panneau, mais n'envoient rien au client : ni e-mail, ni SMS, ni message de messagerie. C'est à vous de lui répondre par le canal habituel, téléphone ou message.
À la fin de sa réservation, le client voit un écran avec le statut de sa demande et un lien de gestion pour reporter ou annuler. Ce lien n'est pas envoyé par e-mail ; pour un rendez-vous que vous créez vous-même, copiez-le et transmettez-le si vous le souhaitez.
Traitez les demandes rapidement : une demande restée sans réponse est annulée automatiquement, sans message, environ une heure après la fin du créneau demandé. Une bonne habitude consiste à ouvrir « Réservations » à heures fixes et à répondre au client dans la foulée.
L'essentiel en bref
- ✓Chaque demande publique arrive en attente et retient son créneau
- ✓Confirmation et refus se font à la main dans « Réservations »
- ✓Le client n'est pas prévenu par l'outil : répondez-lui par téléphone ou par message
Questions souvent posées
Puis-je activer la confirmation automatique ?+
Non, pas aujourd'hui : toute demande issue de la page publique reste en attente jusqu'à votre décision. L'avantage, c'est que vous gardez la main sur chaque créneau avant de vous engager.
Le client peut-il suivre l'avancement de sa demande ?+
Il voit le statut « en attente de confirmation » juste après l'envoi, puis il dépend de votre réponse. Rien ne lui est envoyé automatiquement : si vous refusez une demande, prévenez-le vous-même pour qu'il puisse réserver ailleurs.
Pour aller plus loin
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