Résoudre un chevauchement de rendez-vous dans l'agenda
Repérez le conflit, joignez le client par vos propres moyens, déplacez une réservation, puis fermez les portes d'entrée des doublons.
Problèmes du quotidien
Un chevauchement apparaît surtout quand un rendez-vous est pris en dehors de l'outil : un appel non encodé, un événement ajouté ailleurs. La réservation en ligne, elle, vérifie les disponibilités. Voici comment démêler une situation existante et en limiter le retour.
Repérez le conflit dans le calendrier du jour ou de la semaine. Comparez les créneaux d'un même prestataire : deux blocs qui se superposent sont visibles tout de suite. Ouvrez chaque réservation pour contrôler le service, l'heure et le statut (confirmée ou en attente).
Choisissez quel rendez-vous déplacer, en général le plus récent ou celui ajouté à la main. Contactez le client par téléphone ou par message : 4appointments n'envoie aucun message au client, ni pour une modification ni pour une annulation. C'est à vous de l'avertir et de lui proposer un créneau libre.
Déplacez ensuite la réservation. Le client peut le faire lui-même avec son lien de gestion, qui vérifie la disponibilité et les chevauchements avant d'accepter. Pour un rendez-vous encodé par l'équipe, vous devez lui transmettre ce lien vous-même. Autre solution : annulez la réservation et créez-en une nouvelle depuis « Réservations ».
Pour éviter la suite, encodez immédiatement chaque rendez-vous pris par téléphone ou en personne : une réservation créée par l'équipe contrôle les horaires du prestataire, les chevauchements et les plages occupées importées. Elle ne tient en revanche pas compte de la pause « Intervalle » ni des règles de préavis. Abonnez-vous aussi au lien ICS de votre autre calendrier, et bloquez les absences ponctuelles dans « Disponibilité ».
L'essentiel en bref
- ✓La réservation en ligne contrôle disponibilités et chevauchements avant de s'enregistrer
- ✓Encodez tout de suite les rendez-vous pris hors de l'outil, par exemple au téléphone
- ✓Le client n'est jamais averti automatiquement : prévenez-le vous-même
Questions souvent posées
Comment un chevauchement apparaît-il malgré la réservation en ligne ?+
Le plus souvent, un rendez-vous a été pris hors de l'outil sans être encodé, ou un événement d'un autre calendrier n'était pas importé. La pause « Intervalle » n'est pas non plus appliquée aux réservations créées par l'équipe.
Existe-t-il une alerte en cas de chevauchement ?+
Il n'y a pas d'alerte dédiée. Le contrôle a lieu au moment où une réservation est créée ou déplacée ; en dehors de cela, une relecture régulière du calendrier reste le meilleur réflexe.
Pour aller plus loin
Fini les rendez-vous qui se marchent dessus ?
Avec 4appointments, la réservation en ligne contrôle les conflits avant d'enregistrer un rendez-vous. Les 12 premiers mois sont gratuits, sans carte bancaire.
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