So bestätigen Sie Kundentermine

Jede Buchung über Ihre Seite kommt als Anfrage an. Ihr Team bestätigt oder lehnt sie im Panel ab.

Verwaltung für Unternehmen

In 4appointments wird eine Online-Buchung nicht automatisch bestätigt. Sie kommt als offene Anfrage an, hält das Zeitfenster frei, und Ihr Team entscheidet, ob es den Termin bestätigt. So behalten Sie die Kontrolle über Ihren Kalender.

Sobald jemand über Ihre Buchungsseite einen Termin wählt und den Namen sowie optional E-Mail-Adresse und Anmerkung einträgt, entsteht eine Anfrage mit dem Status „ausstehend“. Das Zeitfenster ist sofort für andere gesperrt. Die Kundin oder der Kunde sieht am Bildschirm, dass die Bestätigung noch aussteht.

Im Panel öffnen Sie die Buchungen oder den Kalender, sehen die offenen Anfragen und wählen „Bestätigen“ oder „Ablehnen“. Das kann ein Administrator oder ein Teammitglied mit der passenden Berechtigung tun. Bei einer Ablehnung wird das Zeitfenster wieder frei.

Wichtig: Weder das Bestätigen noch das Ablehnen löst eine Nachricht an die Kundschaft aus. 4appointments sendet derzeit keine E-Mails, SMS oder WhatsApp-Nachrichten an Kunden. Informieren Sie die Person selbst, zum Beispiel per Anruf oder mit Ihrem eigenen E-Mail-Programm. Am Bildschirm sieht sie nach der Buchung lediglich ihren Verwaltungslink.

Bearbeiten Sie eine Anfrage nicht, wird sie nicht ewig blockiert: Offene Anfragen werden etwa eine Stunde nach dem Ende des gewünschten Zeitraums automatisch und ohne Meldung storniert. Planen Sie deshalb eine feste Routine ein, etwa die Anfragen morgens und abends zu prüfen.

Auf einen Blick

  • ✓Buchungen kommen als Anfrage an und halten das Zeitfenster frei
  • ✓Bestätigen oder Ablehnen mit einem Klick im Panel
  • ✓Eine Nachricht an die Kundschaft senden Sie selbst, das Tool verschickt nichts

Oft gestellte Fragen

Kann ich Buchungen automatisch bestätigen lassen?+

Nein, eine automatische Bestätigung gibt es derzeit nicht. Jede Buchung über die Seite bleibt ausstehend, bis Ihr Team sie bestätigt oder ablehnt.

Woran erkenne ich offene Anfragen?+

Im Kalender und in der Terminliste tragen sie den Status „Ausstehend“. Die Berichte zählen bestätigte, stornierte und ausstehende Termine getrennt, sodass Sie den Überblick behalten.

Weitere Ratgeber

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Mit 4appointments entscheiden Sie bei jeder Buchung selbst. Die ersten 12 Monate sind kostenlos und ohne Karte, danach kosten die Tarife 1 € bis 8 € pro Monat.

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