Häufig gestellte Fragen zur Online-Terminbuchung

Sie müssen lediglich ein Konto anlegen. Danach richten Sie Leistungen, Mitarbeitende und Arbeitszeiten ein und erhalten für jedes Unternehmen eine öffentliche Buchungsseite mit eigenem Link. Der Link ist keine Subdomain und keine Adresse mit dem Namen Ihres Unternehmens; Sie können ihn auf Ihrer Website, in Ihrer Bio oder in Ihrem Google-Unternehmensprofil einsetzen. Es muss nichts installiert werden.

Die ersten 12 Monate sind in allen Tarifen kostenlos, ohne Karte; danach kostet es je nach Tarif 1 bis 8 € pro Monat — siehe Preisseite. Einen dauerhaft kostenlosen Tarif gibt es nicht. Die Tariflimits betreffen Panel-Nutzer, Unternehmen, Speicherplatz und E-Mails, nicht eine Höchstzahl von Mitarbeitenden mit eigenem Kalender.

Die vier Tarife (Start, Plus, Pro und Premium) sind auf der Preisseite mit ihren jeweiligen Limits beschrieben. Für einen Wechsel nach oben oder unten nutzen Sie Ihren Kontobereich oder schreiben Sie uns über die Kontaktseite; prüfen Sie vor der Entscheidung die für einen Wechsel geltenden Bedingungen.

Sie erreichen uns über die Kontaktseite der Website. Eine garantierte Antwortzeit nennen wir nicht.

Jeder Tarif hat ein Limit an Unternehmen pro Konto; das Limit des jeweiligen Tarifs finden Sie auf der Preisseite.

In den ersten 12 Monaten wird keine Karte verlangt. Danach kostet es je nach Tarif 1 bis 8 € pro Monat; die verfügbaren Zahlungsarten erscheinen beim Abschluss des Abonnements. Die aktuellen Preise stehen auf der Preisseite.

Jedes Unternehmen hat eine öffentliche Seite mit eigenem Link. Kundinnen und Kunden sehen die freien Zeiten und fragen ihren Termin rund um die Uhr selbst an. Eine neue Buchung geht als ausstehend ein und blockiert den Zeitraum, bis Ihr Team sie manuell bestätigt; die Bestätigung erfolgt nicht automatisch.

Eine Synchronisierung mit Google Kalender oder Outlook gibt es nicht. Vorhanden sind: das Abonnieren des ICS-Links eines externen Kalenders (Google, Outlook, Apple), dessen belegte Zeiten Termine blockieren und etwa alle 15 Minuten gelesen werden; der einmalige Import einer .ics-Datei als bestätigte Buchungen; und der Export des Kalenders jedes Mitarbeitenden über einen ICS-Link. Änderungen in Google oder Outlook verändern die Buchungen nicht.

Jeder Mitarbeitende hat im Bereich Verfügbarkeit seinen Wochenplan, mit Ausnahmen für einzelne Tage sowie Sperren für freie Tage oder Zeiträume. Außerdem hat jede Leistung das Feld „Puffer (Min.)“, eine Pause, die nach jeder Buchung angehängt wird. Einen Feiertagskalender gibt es nicht: Feiertage müssen als Sperren eingetragen werden.

Für die öffentliche Seite können Sie eine Mindestvorlaufzeit (standardmäßig 120 Minuten) und einen maximalen Buchungsvorlauf (standardmäßig 60 Tage) festlegen. Außerhalb dieses Fensters sieht der Kunde keine freien Zeiten.

Ja. Jede Leistung hat Name, Dauer, Preis, die Pause „Puffer (Min.)“ sowie eigene Mindest- und Höchstvorlaufzeiten. Der Kunde wählt die Leistung und sieht nur die möglichen Zeiten. Leistungen werden für alle Mitarbeitenden angezeigt: Bestimmte Leistungen lassen sich nicht bestimmten Personen zuordnen.

Ja. Im Bereich Verfügbarkeit sperren Sie für einen Mitarbeitenden einen Tag, einen Zeitraum oder ein Stundenfenster; gesperrte Zeiten erscheinen nicht mehr auf der öffentlichen Seite. Belegte Zeiten aus externen Kalendern, die Sie per ICS-Link abonniert haben, werden ebenfalls berücksichtigt.

Teilweise. Sie können den Namen des Unternehmens, das Logo (angegeben als Bildadresse, ohne Datei-Upload) und die Hauptfarbe festlegen. Fotos und eine Willkommensnachricht gibt es nicht. Die Sprache der öffentlichen Seite hängt vom Link ab; prüfen Sie sie, bevor Sie den Link weitergeben.

Nein. Es gibt kein einbettbares Widget, keinen Code zum Einfügen in eine andere Website, keine öffentliche API, keine Webhooks und keine Zapier-Anbindung. Teilen Sie den Link Ihrer Buchungsseite auf Ihrer Website, in Ihrer Bio oder in sozialen Netzwerken.

Derzeit wird keine E-Mail an Kunden zugestellt: weder Bestätigung noch Erinnerung noch Hinweis auf Änderung oder Stornierung. Ihr Team bestätigt ausstehende Anfragen und kontaktiert den Kunden auf dem Weg, den es bevorzugt. Der Link zur Verwaltung der Buchung erscheint auf dem Bestätigungsbildschirm, den der Kunde nach der Buchung sieht.

Nein. Das System sendet keine Erinnerungen an Kunden; wenn Sie jemanden an den Termin erinnern möchten, müssen Sie das auf anderem Weg tun, etwa per Telefon oder Nachricht. Kunden können den Verwaltungslink speichern, der ihnen auf dem Bestätigungsbildschirm angezeigt wird.

Einige Tarife enthalten SMS- und WhatsApp-Kontingente von 4notify, der Buchungsablauf nutzt sie jedoch nicht: Keine Buchung sendet eine SMS oder WhatsApp-Nachricht an den Kunden. Die Limits der einzelnen Tarife finden Sie auf der Preisseite.

Ja, über den Verwaltungslink, der nach der Buchung auf dem Bestätigungsbildschirm erscheint. Es gibt keine einstellbare Mindestfrist; der Kunde kann also jederzeit stornieren oder verschieben. Der Link wird nicht per E-Mail verschickt, und bei vom Team angelegten Buchungen (sowie bei Terminen einer Serie) muss das Team ihn kopieren und weitergeben.

In den aktuellen Tarifen ist die Online-Zahlung bei der Buchung nicht verfügbar. Eine Anzahlung oder Vorauszahlung muss außerhalb des Tools vereinbart werden; Ihr Team bestätigt die Buchung manuell, sobald sie eingegangen ist.

4appointments kennt weder den Status „nicht erschienen“ noch einen No-Show-Zähler: Buchungen können ausstehend, bestätigt oder storniert sein. Wenn Sie Ausfälle festhalten möchten, müssen Sie das außerhalb des Tools tun, zum Beispiel in einer separaten Tabelle.

Auf dem Bildschirm ja: Nach der Buchung sieht der Kunde die Zusammenfassung der Anfrage und den Link zum Verschieben oder Stornieren. Die Buchung bleibt aber ausstehend, bis Ihr Team sie bestätigt, und eine Bestätigungs-E-Mail wird nicht zugestellt. Eine unbearbeitete ausstehende Anfrage wird 1 Stunde nach Ende des gewünschten Zeitraums automatisch storniert, ohne Benachrichtigung des Kunden.

In den aktuellen Tarifen nicht. Im Code ist nur die Kartenzahlung vorgesehen; PayPal, Überweisung oder lokale Zahlungsarten gibt es nicht. Die Zahlung wird direkt mit dem Kunden abgewickelt, außerhalb des Tools.

Ja. Jeder Mitarbeitende hat seinen eigenen Wochenplan, eigene Ausnahmen und einen eigenen Buchungslink, und der gemeinsame Teamkalender zeigt die Kalender aller. Auf der öffentlichen Seite wählt die Option „Jeder Verfügbare“ den Mitarbeitenden mit den wenigsten Buchungen; eine Zuordnung nach Qualifikation gibt es nicht.

Die Standortliste dient nur zur Anzeige von Adressen: Eine Buchung ist keinem Standort zugeordnet, die Verfügbarkeit unterscheidet sich nicht nach Standort, und der Kunde wählt bei der Buchung keinen Standort. Praktisch lässt sich das lösen, indem Sie pro Standort einen Mitarbeitenden anlegen, jeweils mit eigenem Zeitplan und eigenem Link. Beachten Sie: Leistungen werden für alle Mitarbeitenden angezeigt.

Ja. Der Kontoinhaber legt unter „Mein Team“ die Berechtigungen jedes Mitglieds nach Bereich und Aktion fest (ansehen, anlegen, bearbeiten, löschen) oder vergibt Vollzugriff. Das Aktivieren von Zahlungen und Rückerstattungen bleiben dem Administrator vorbehalten. Standardmäßig ist der Teamkalender für das ganze Unternehmen sichtbar, mit den Namen der Kunden; die Sichtbarkeit lässt sich auf Teams oder ausgewählte Kollegen beschränken oder privat stellen.

Nur eine einfache Kundenliste (Name, E-Mail und Telefon), die von Hand gepflegt wird: Buchungen über die öffentliche Seite legen keine Einträge in der Liste an, und die im öffentlichen Formular eingegebene Telefonnummer wird nicht gespeichert. Interne Notizen, Tags oder einen Verlauf pro Kunde gibt es nicht. Die freie Notiz, die ein Kunde bei der Buchung schreibt, erscheint weder im Kalender noch in der Buchungsliste.

Integrationen mit CRM, Zoom, Webhooks oder Zapier gibt es nicht. Vorhanden sind nur Kalenderverbindungen: das Abonnieren externer Kalender per ICS-Link, der einmalige Import einer .ics-Datei und der ICS-Export des Kalenders jedes Mitarbeitenden. Die Buchungsliste lässt sich als CSV, XML oder PDF exportieren.

Sie können die Buchungsliste exportieren (CSV, XML oder PDF) und einen Kunden aus der Kundenliste löschen; bereits angelegte Buchungen behalten Name und E-Mail. Einen Export oder eine Löschung der Daten pro Person gibt es nicht, ebenso wenig ein Einwilligungsfeld im öffentlichen Formular. Für die datenschutzrechtlichen Pflichten Ihres Unternehmens holen Sie rechtlichen Rat ein; diese Angaben sind allgemeiner Natur.