Was möglich ist und was nicht
Es gibt drei Möglichkeiten: belegte Zeiten aus einem externen Kalender importieren, eine einzelne ICS-Datei als bestätigte Buchungen importieren und den Kalender jedes Teammitglieds exportieren. Eine direkte Synchronisierung mit Google Kalender oder Outlook gibt es nicht, auch keine Anmeldung mit dem Google- oder Microsoft-Konto. „Outlook“ ist für die Verbindung nur ein ICS-Link. Ändern oder löschen Sie einen Eintrag im externen Kalender, bleiben die Buchungen in 4appointments unverändert.
- Zeiten aus einem externen Kalender per ICS-Link sperren (Abruf etwa alle 15 Minuten)
- Einmaliger Import einer ICS-Datei als bestätigte Buchungen
- Export des Kalenders jedes Teammitglieds per ICS-Link zum Abonnieren
- Keine Synchronisierung in beide Richtungen und keine Anmeldung mit Google oder Microsoft
Belegte Zeiten per ICS-Link importieren
Im Bereich für externe Kalender kann ein Teammitglied den Kalender abonnieren, den es ohnehin nutzt. Die Adresse muss mit https beginnen, und jedes Mitglied kann bis zu 3 Kalender abonnieren. Die Einträge blockieren die Zeiten in der Verfügbarkeit, damit niemand darüber bucht. Als „frei“ markierte Einträge werden ignoriert; wiederkehrende Einträge werden in einem Zeitfenster von gut zwei Monaten berücksichtigt. Die ICS-Adresse finden Sie in Ihrer Kalender-App; prüfen Sie, wie die Option dort heißt. Für eine einmalige Übernahme bestehender Termine können Sie außerdem eine ICS-Datei importieren: Es werden nur Einträge übernommen, die in den nächsten 60 Tagen beginnen, die Datei darf höchstens 2 MB groß sein, und vergangene oder sich überschneidende Einträge werden ignoriert. Der Titel wird zum Namen des Kunden; E-Mail-Adressen und Telefonnummern werden nicht importiert. Da der Import einmalig ist, bleibt keine Verbindung bestehen.
Buchungen aufs Smartphone bringen
So lässt sich der Kalender auch am Computer einsehen, ohne das Panel zu öffnen.
- Jedes Teammitglied hat einen eigenen ICS-Link für den Export; abonnieren Sie ihn im Kalender Ihres Handys.
- Ausstehende Buchungen erscheinen dort als vorläufig; wie oft sich der Kalender aktualisiert, entscheidet Ihre Kalender-App.
- Die Notiz, die der Kunde bei der Buchung schreibt, erscheint in der Beschreibung des Eintrags.
- Der Link zeigt nur die Buchungen des jeweiligen Mitarbeiters. Behandeln Sie ihn vertraulich: Wer ihn kennt, kann ihn abonnieren.
Oft gestellte Fragen
Synchronisiert 4appointments mit Google Kalender?
Nein. Es gibt das Abonnieren eines ICS-Links, der belegte Zeiten importiert, und den ICS-Export des Kalenders jedes Teammitglieds. Eine Änderung in Google Kalender verändert die Buchungen nicht.
Funktioniert es mit Outlook oder Microsoft 365?
Nur per ICS-Link, wie bei jedem anderen Kalender. Eine native Anbindung oder eine Anmeldung mit dem Microsoft-Konto gibt es nicht.
Wie lange dauert es, bis eine Änderung ankommt?
Externe Kalender werden etwa alle 15 Minuten abgerufen. Beim Export aufs Handy hängt das Intervall von Ihrer Kalender-App ab.
Sehen meine Kunden meinen privaten Kalender?
Nein. Importierte Einträge blockieren nur Zeiten in der Verfügbarkeit; Kunden sehen ausschließlich freie Zeiten.
Private Termine bei der Verfügbarkeit berücksichtigen?
Probieren Sie 4appointments aus und binden Sie Ihren Kalender per ICS ein. Die ersten 12 Monate sind kostenlos, ohne Karte (siehe Preisseite).
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