Was 4appointments heute tut – und was nicht
Bucht ein Kunde über die öffentliche Buchungsseite, bleibt die Buchung zunächst ausstehend und blockiert den Zeitraum, bis Ihr Team sie bestätigt oder ablehnt. Weder Bestätigung noch Ablehnung löst eine Nachricht an den Kunden aus; dasselbe gilt für Stornierungen und Änderungen durch Ihr Team. SMS- und WhatsApp-Kontingente aus Ihrem Tarif gehören zu 4notify, der Buchungsablauf nutzt sie nicht. Rechnen Sie deshalb nicht damit, dass der Kunde von selbst etwas erhält: Wenn er an den Termin erinnert werden soll, kontaktieren Sie ihn selbst.
- Buchung über die öffentliche Seite: zunächst ausstehend, der Zeitraum ist blockiert
- Bestätigen oder Ablehnen durch Ihr Team: keine Nachricht an den Kunden
- Stornieren oder Ändern im Panel: ebenfalls keine Nachricht an den Kunden
- Offene Anfragen werden etwa eine Stunde nach dem Ende des gewünschten Zeitraums ohne Hinweis storniert
Dem Kunden schon bei der Buchung das Wichtigste mitgeben
Am besten beugen Sie Vergesslichkeit gleich bei der Buchung vor. Sagen Sie dem Kunden mündlich oder auf Ihrer Website, wann und wie Sie sich bei ihm melden. Diese Punkte sollten Sie kennen:
- Der Verwaltungslink zum Stornieren oder Verschieben erscheint auf dem Bestätigungsbildschirm und wird nicht per E-Mail verschickt. Empfehlen Sie, ihn zu speichern.
- Termine, die Ihr Team angelegt hat, zeigen dem Kunden diesen Bildschirm nie: Kopieren Sie den Verwaltungslink und senden Sie ihn selbst.
- Auch Serientermine (wöchentlich, alle zwei Wochen oder alle 30 Tage) senden Sie mit dem Link selbst weiter.
- Die Telefonnummer aus dem öffentlichen Formular wird nicht gespeichert; fragen Sie bei der Bestätigung nach dem bevorzugten Kontakt.
Ein manueller Ablauf für den Vortag
Ein kurzer Ablauf, der immer zur gleichen Zeit stattfindet, wirkt besser als gelegentliches Nachfassen. Öffnen Sie am Vortag im Panel die Buchungsliste für den nächsten Tag oder exportieren Sie sie als PDF. Kontaktieren Sie jeden Kunden über den Kanal, den er angegeben hat – Anruf, persönliche Nachricht oder E-Mail aus Ihrem eigenen Postfach – und bitten Sie um eine kurze Antwort. Sagt jemand ab, stornieren Sie die Buchung im Panel, damit der Zeitraum wieder frei wird. Nennen Sie Leistung, Datum, Uhrzeit und Ort, damit der Kunde nicht suchen muss. Für Ihr Team können Sie außerdem den ICS-Kalender jedes Mitarbeiters auf dem Handy abonnieren; ausstehende Buchungen erscheinen dort als vorläufig.
Oft gestellte Fragen
Verschickt 4appointments Erinnerungen an Kunden?
Nein. Aus dem Tool geht heute keine E-Mail, SMS oder WhatsApp-Nachricht an Kunden hinaus, auch keine Bestätigung. Erinnerungen übernimmt Ihr Betrieb selbst.
Erhält der Kunde den Link zum Stornieren oder Verschieben?
Er sieht ihn nur auf dem Bestätigungsbildschirm direkt nach der Buchung; per E-Mail wird er nicht verschickt. Bei Terminen, die Ihr Team angelegt hat, müssen Sie den Link kopieren und dem Kunden selbst senden.
Kann ich die SMS-Kontingente meines Tarifs für Erinnerungen nutzen?
Nicht aus den Buchungen heraus. Diese Kontingente gehören zu 4notify, und der Buchungsablauf greift nicht darauf zu. SMS oder Nachrichten, die Sie senden, gehen von Ihrem Handy oder einem anderen Tool aus.
Wie lange vor dem Termin sollte ich den Kunden kontaktieren?
Eine feste Regel gibt es nicht. Wählen Sie einen Zeitpunkt, den Sie immer einhalten können, etwa am Vorabend, und bleiben Sie dabei. Bei langen oder vorbereitungsintensiven Leistungen kontaktieren Sie den Kunden früher.
Ein einfacher Kalender für Ihr Team?
Sehen Sie sich die Tarife von 4appointments an: Die ersten 12 Monate sind kostenlos, ohne Karte (siehe Preisseite). Das Tool organisiert den Kalender; Erinnerungen an Kunden schreiben Sie selbst.
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