Come risolvere le sovrapposizioni tra appuntamenti
Individui l'origine, sposti una delle prenotazioni e avvisi il cliente: il sistema non lo fa al posto suo.
Problemi reali
Sulla pagina pubblica lo slot di un collaboratore già occupato, anche solo da una richiesta in attesa, non viene più offerto, e anche le prenotazioni create dal team controllano disponibilità e sovrapposizioni. Le sovrapposizioni nascono altrove, ed è utile conoscerne le cause per risolverle.
Capisca l'origine. Il sistema controlla le sovrapposizioni sullo stesso collaboratore, ma non conosce stanze, poltrone o attrezzature: non sono risorse prenotabili, quindi due collaboratori possono usare lo stesso spazio alla stessa ora senza che nulla lo segnali. Anche le sedute di una serie ricorrente possono cadere in un blocco, perché i blocchi non ne fermano la generazione.
Individui la sovrapposizione nel calendario del giorno, in vista oraria, confrontando le prenotazioni dello stesso collaboratore, e nella sezione «Prenotazioni». Veda quale è la più recente e se ciascuna è confermata o in attesa.
Decida quale resta e contatti l'altro cliente. Prima lo fa, più è facile trovare un'alternativa. 4appointments non invia alcun messaggio al cliente quando una prenotazione viene modificata o annullata: la comunicazione spetta sempre a lei.
Modifichi data e ora dal pannello scegliendo uno slot libero, oppure annulli la prenotazione e chieda al cliente di prenotare di nuovo dal link. Il cliente può anche spostarla dal link di gestione mostrato nella schermata di conferma: lo spostamento viene verificato rispetto alla disponibilità e alle prenotazioni esistenti.
Per evitare nuove sovrapposizioni, controlli l'agenda del collaboratore prima di salvare una prenotazione. Usi «Intervallo (min)» nel servizio per la pausa dopo le prenotazioni (non si applica a quelle create dal team) e, se condivide una stanza o un'attrezzatura, la coordini a parte: il sistema non la gestisce come risorsa.
Da ricordare
- ✓La vista oraria del calendario rende evidenti le sovrapposizioni dello stesso collaboratore
- ✓Stanze e attrezzature condivise non sono risorse: vanno coordinate fuori dallo strumento
- ✓Spostare o annullare non invia messaggi: il cliente va avvisato di persona
Domande frequenti
Come sono nate sovrapposizioni se ho un sistema online?+
Per lo stesso collaboratore la pagina pubblica le evita. Nascono soprattutto quando due collaboratori condividono uno spazio, che il sistema non controlla, o quando le sedute di una serie ricorrente cadono su un blocco.
Posso impostare un avviso quando c'è una sovrapposizione?+
No, non esiste un avviso. Il controllo si fa a vista, nel calendario in vista oraria e in «Prenotazioni».
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