Wie behebe ich Terminüberschneidungen

Ursache finden, einen Termin verschieben, den Kunden selbst informieren.

Echte Probleme

Auf der öffentlichen Buchungsseite wird ein bereits belegter Zeitraum eines Mitarbeiters nicht mehr angeboten, auch wenn die Buchung nur ausstehend ist. Überschneidungen entstehen deshalb auf anderen Wegen, die man kennen sollte, um sie zu lösen.

Erkennen Sie die Ursache. Legt Ihr Team Buchungen im Panel an, prüft das System Verfügbarkeit und Überlappungen des Anbieters, nicht aber den Puffer und die Vorlaufzeit der öffentlichen Seite. Zu eng aufeinanderfolgende Termine sind daher möglich. Räume, Stühle oder Geräte sind keine buchbaren Ressourcen: Zwei Mitarbeiter können denselben Raum zur selben Zeit belegen, ohne dass das System es bemerkt. Auch eine Person, die als zwei Anbieter angelegt ist, hat zwei voneinander unabhängige Kalender.

Finden Sie die Überschneidung im Tageskalender, am besten in der Stundenansicht, indem Sie die Buchungen desselben Mitarbeiters vergleichen, sowie unter „Buchungen“. Prüfen Sie, welche die jüngere ist und ob die jeweilige Buchung bestätigt oder ausstehend ist.

Entscheiden Sie, welcher Termin bleibt, und sprechen Sie den anderen Kunden an. Je früher Sie das tun, desto leichter finden Sie eine Alternative. 4appointments schickt dem Kunden keine Nachricht, wenn eine Buchung geändert oder storniert wird; die Kommunikation liegt immer bei Ihnen.

Verschieben Sie die Buchung im Panel, etwa direkt im Kalender, auf einen freien Zeitraum, oder stornieren Sie sie und bitten Sie den Kunden, über den Link neu zu buchen. Der Kunde kann auch selbst über den Verwaltungslink auf seinem Bestätigungsbildschirm verschieben; das System prüft den neuen Zeitraum gegen Verfügbarkeit und bestehende Buchungen.

Um neue Überschneidungen zu vermeiden, hinterlegen Sie im Dienst einen „Puffer (Min.)“ für die Pause nach Terminen der öffentlichen Seite. Er gilt nicht für Buchungen, die Ihr Team anlegt, deshalb sollten Sie hier die Lücken selbst im Blick behalten. Teilen sich mehrere Personen einen Raum oder ein Gerät, stimmen Sie das separat ab.

Das Wichtigste

  • ✓Die öffentliche Seite bietet keine Zeiträume an, die schon belegt sind
  • ✓Bei Buchungen des Teams gelten Puffer und Vorlaufzeit nicht
  • ✓Räume und Geräte sind keine buchbaren Ressourcen
  • ✓Der Kunde wird über Änderungen nicht informiert: Sie melden sich bei ihm

Häufig gestellte Fragen

Wie können Überschneidungen entstehen, wenn ich ein Online-System habe?+

Die öffentliche Seite verhindert Doppelbuchungen beim selben Mitarbeiter. Probleme entstehen vor allem bei zu knappen Abständen, wenn Termine vom Team angelegt werden, oder wenn zwei Mitarbeiter einen Raum teilen, den das System nicht verwaltet.

Kann ich eine Warnung bei Überschneidungen einrichten?+

Nein, eine solche Warnung gibt es nicht. Die Kontrolle erfolgt im Kalender in der Stundenansicht und unter „Buchungen“.

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