O software de marcações tem de ser certificado pela AT?

A certificação da Autoridade Tributária diz respeito à faturação, não à gestão de agenda.

Legislação e obrigações

Resposta curta

  1. Não: a certificação da AT diz respeito a programas de faturação, e não a uma agenda que só gere marcações e não emite faturas (Decreto-Lei n.º 28/2019, artigos 3.º e 4.º).
  2. A obrigação de usar programas certificados aplica-se a quem processa faturas através de programas informáticos de faturação. Só está obrigado a usar programa certificado o sujeito passivo que cumpra pelo menos uma de três condições (detalhadas abaixo): volume de negócios do ano anterior acima de 50 000 €, uso de programas informáticos de faturação ou contabilidade organizada.
  3. Uma ferramenta que só gere marcações e não emite faturas não é um programa de faturação.
  4. A 4appointments é uma ferramenta de marcações. Não emite faturas e não tem certificação da AT.

Quem escolhe um programa de marcações pergunta muitas vezes se tem «número de certificado AT». A pergunta faz sentido para o programa que emite as faturas, e não para a agenda que recebe os pedidos de marcação. Esta página explica a regra e como separar as duas ferramentas.

O que diz o Decreto-Lei n.º 28/2019

O artigo 3.º diz que as faturas devem ser processadas por programas informáticos de faturação, incluindo aplicações de faturação disponibilizadas pela AT, por outros meios eletrónicos (como máquinas registadoras) ou por documentos pré-impressos em tipografia autorizada.

O artigo 4.º, n.º 1, obriga a utilizar, exclusivamente, programas previamente certificados pela AT quando se verifique pelo menos uma de três condições. A AT confirma, nas suas perguntas frequentes, que as condições não são cumulativas: basta uma.

  • Volume de negócios superior a 50 000 € no ano civil anterior.
  • Utilização de programas informáticos de faturação.
  • Obrigação de dispor de contabilidade organizada, ou opção por ela.

Quem tem de se preocupar com a certificação

A certificação importa a quem emite faturas e se encaixa numa das condições acima. O artigo 4.º, n.º 3, prevê que a AT mantenha no seu sítio a lista atualizada dos programas certificados e dos respetivos produtores. É nessa lista que se confirma se o programa de faturação que usa consta como certificado.

Em caso de inoperacionalidade do programa, o n.º 4 prevê o recurso a documentos pré-impressos em tipografias autorizadas, que depois são recuperados no programa.

Separar a agenda da faturação

Num negócio pequeno, o mais simples é pensar em duas ferramentas com funções diferentes.

  • A agenda recebe pedidos de marcação, organiza horários e colaboradores.
  • O programa de faturação emite os documentos fiscais e, quando aplicável, deve constar da lista de programas certificados da AT.
  • A ligação entre os dois é feita por si: copia os dados da marcação para a fatura.

O que esta página não confirma

O texto do Decreto-Lei lido é o publicado em 2019. Alterações posteriores, a portaria que fixa os requisitos e o procedimento de certificação e os casos particulares não foram analisados. Antes de decidir, confirme a versão em vigor no Portal das Finanças ou com um contabilista.

Informação geral, que não substitui aconselhamento jurídico ou fiscal.

O que a 4appointments faz — e o que não faz

  • Faz: gere marcações, serviços, colaboradores, horários e bloqueios de agenda.
  • Faz: mostra relatórios simples de marcações confirmadas, canceladas e pendentes, por dia e por serviço.
  • Não faz: emitir faturas, recibos ou outros documentos fiscais.
  • Não tem certificação da AT, porque não é um programa de faturação.
  • Não faz: integrar-se com programas de faturação. Os dados da marcação copiam-se manualmente.

Perguntas frequentes

Uma agenda de marcações precisa de número de certificado da AT?+

A obrigação do artigo 4.º do Decreto-Lei n.º 28/2019 refere-se aos programas informáticos de faturação. Uma ferramenta que não emite faturas não é abrangida por essa descrição.

Onde vejo se o meu programa de faturação está certificado?+

A AT mantém uma lista pública de programas e versões certificados no Portal das Finanças. É aí que deve confirmar o seu programa.

Posso usar a aplicação de faturação da AT?+

O artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 28/2019 inclui nos programas de faturação as aplicações disponibilizadas pela AT. Os critérios do seu caso devem ser confirmados com um contabilista.

Fontes consultadas

Ver também

Uma agenda, sem faturação

Se procura uma ferramenta só para marcações, a 4appointments faz essa parte.

Ver planos