Como gerir as marcações dos clientes numa aplicação online

Um painel web para reservas, colaboradores, serviços e horários.

Gestão para empresas

A 4appointments é um painel web: usa-o no navegador, no computador ou no telemóvel, sem instalar nada. Não há uma aplicação móvel própria. Aí configura os serviços, os colaboradores e os horários, e acompanha as marcações que chegam pela página pública.

Configura o essencial em três sítios: em «Serviços» define nome, duração, preço e o intervalo após cada marcação; em «Prestadores» cria um por colaborador; em «Disponibilidade» define o horário semanal e as exceções. A página pública usa estes dados para mostrar apenas horários livres.

Os clientes pedem marcação na página pública. Cada pedido aparece em «Reservas» como pendente e é a sua equipa que o confirma ou recusa. A equipa também pode criar marcações manualmente, quando um cliente telefona ou aparece no local, incluindo marcações repetidas (semanais, quinzenais ou mensais, a cada 30 dias).

Na lista de reservas e no calendário acompanha as marcações por dia e por colaborador, e pode exportar a lista em CSV, XML ou PDF. A lista de clientes é preenchida à mão: as marcações feitas na página pública não criam fichas de cliente.

Os relatórios são simples: marcações confirmadas, canceladas e pendentes, taxa de cancelamento, e totais por dia e por serviço. Não há relatório de taxa de ocupação.

Calendários externos ligam-se por ficheiro ou ligação ICS: pode subscrever o calendário de outra aplicação para importar blocos ocupados, e exportar a agenda de cada colaborador. Não há sincronização bidirecional, nem avisos automáticos aos clientes: a comunicação com eles é feita por si.

Pontos principais

  • ✓Painel web acessível a partir de qualquer navegador
  • ✓Marcações manuais da equipa, incluindo séries repetidas
  • ✓Exportação da lista de marcações em CSV, XML ou PDF
  • ✓Importação de blocos ocupados de outro calendário por ligação ICS

Perguntas frequentes

Posso restringir o acesso dos colaboradores?+

Sim. O titular define permissões por membro, por secções e por ações (ver, criar, editar, apagar), em «A minha equipa». Atenção: o calendário de equipa tem por omissão visibilidade ao nível da empresa, com nomes de clientes; pode alterá-la para equipas, personalizado ou privado.

Posso importar marcações existentes de outro sistema?+

Pode importar um ficheiro .ics uma única vez, como marcações confirmadas, em «Calendário externo»: só entram eventos que começam nos próximos 60 dias, o ficheiro pode ter até 2 MB e o título passa a ser o nome do cliente, sem e-mail nem telefone. Não há importação por CSV ou Excel.

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